DATEV-Integration für Autohäuser und Kfz-Werkstätten
DATEV ist das meistgenutzte Buchhaltungssystem im deutschen Kfz-Handel und Steuerberatungsumfeld. Für ein Autohaus oder eine Kfz-Werkstatt ist die automatische Integration zwischen DMS und DATEV der Unterschied zwischen einer täglichen Buchhaltungslast und einem Hintergrundprozess. Hier erfahren Sie, wie das in DriveGo funktioniert – GoBD-konform und DSGVO-sicher.
Warum DMS und Buchhaltung überhaupt integrieren?
Ohne Integration sieht der typische Ablauf so aus: Der Verkäufer oder Mechaniker erstellt eine Rechnung im DMS. Anschließend muss dieselbe Rechnung manuell im Buchhaltungssystem angelegt werden – oder ein Mitarbeiter exportiert die Rechnungen des Tages oder der Woche als CSV und importiert sie in DATEV. Kundendaten werden in einem System aktualisiert, aber nicht im anderen. Zahlungen, die über DATEV eingehen, müssen manuell im DMS als bezahlt markiert werden. Das Ergebnis ist Doppelarbeit, Verzögerungen und Fehler. Rechnungen können verloren gehen, Kunden können in beiden Systemen unterschiedliche Adressen haben, und der Buchhalter verbringt unnötig viel Zeit mit der Abstimmung. Die Integration zwischen DMS und Buchhaltung eliminiert all diese Probleme, indem beide Systeme in Echtzeit dieselbe Datenbasis teilen.
Was DriveGo's DATEV-Integration automatisiert
Drivecos DATEV-Integration handhabt sechs automatisierte Abläufe. Erstens: Rechnungen. Wenn ein Kaufvorgang oder ein Werkstattauftrag in DriveGo abgeschlossen und die Rechnung erstellt wird, wird sie automatisch mit allen Positionen, Preisen, Umsatzsteuer und Kundendaten nach DATEV übertragen. Zweitens: Kundendaten. Neue Kunden, die in DriveGo angelegt werden, werden als Debitoren nach DATEV synchronisiert, und Änderungen werden in beide Richtungen aktualisiert. Drittens: Zahlungen. Wenn ein Kunde eine Rechnung über DATEV bezahlt, wird sie automatisch in DriveGo als bezahlt markiert, und der Vorgang wechselt in den korrekten Status. Viertens: Gutschriften. Retouren und Stornierungen werden als Gutschriften gehandhabt, die in umgekehrter Richtung fließen. Fünftens: Die Artikelpreisgestaltung kann synchronisiert werden, sodass Sie nicht zwei Produktkataloge pflegen müssen. Sechstens: Buchungskonten können gemappt werden, sodass jede Rechnungsposition automatisch auf dem richtigen Konto landet. Die Einrichtung erfolgt beim Onboarding, bei dem wir DriveGo über die offizielle Schnittstelle mit Ihrem bestehenden DATEV-System verbinden und konfigurieren, wie Daten fließen sollen.
Wie die Einrichtung funktioniert
Um DriveGo mit DATEV zu verbinden, benötigen Sie zwei Dinge. Zunächst: einen aktiven DATEV-Zugang. Wenn Sie noch kein DATEV-Kunde sind, müssen Sie einen Vertrag direkt bei DATEV oder Ihrem Steuerberater abschließen – DriveGo kann das nicht für Sie tun. Dann: die Schnittstellenkonfiguration aus DATEV, die Sie in Ihrem DATEV-Umfeld generieren. DriveGo nutzt diese, um die Systeme sicher zu verbinden. Beim Onboarding gehen wir die Einrichtung gemeinsam durch. Wir konfigurieren, welche Rechnungstypen übertragen werden, auf welchen Konten verschiedene Waren und Dienstleistungen gebucht werden, wie die Umsatzsteuer gehandhabt wird (es gibt typischerweise unterschiedliche Steuersätze für Fahrzeugverkäufe versus Werkstattleistungen), und welche Nummernkreise die Rechnungen verwenden sollen. Die Konfiguration erfolgt GoBD-konform. Wenn die Konfiguration abgeschlossen ist, startet die automatische Synchronisierung, und Sie müssen nichts mehr anpassen.
Was ist mit komplexer Rechnungsstellung – Leasing, Finanzierung, F&I?
Autohäuser haben oft eine komplexere Rechnungsstellung als normale Unternehmen. Ein typischer Fahrzeugverkauf kann enthalten: den eigentlichen Fahrzeugpreis, Zulassungsgebühren, Auslieferungsgebühren, Zubehör, Finanzierungsprovisionen, Versicherungsprovisionen, einen verrechneten Inzahlungnahme-Betrag und gegebenenfalls eine Anzahlung. Jede Position muss auf ihrem eigenen Kontonummer gebucht werden und die Umsatzsteuer korrekt behandeln. DriveGo handhabt dies, indem Rechnungen mit detaillierten Positionen generiert werden, die jeweils den korrekten Konten in DATEV zugeordnet werden. Beim Onboarding konfigurieren wir das Mapping spezifisch für Ihr Unternehmen, sodass zum Beispiel 'Zulassungsgebühren' immer auf dem richtigen Konto landen und 'Inzahlungnahme' als Erlösminderung anstatt als Aufwand gebucht wird. Das erfordert etwas Nachdenken bei der Einrichtung, läuft danach aber vollständig automatisch.
Alternative Buchhaltungssysteme — was, wenn Sie kein DATEV nutzen?
DATEV ist das verbreitetste, aber nicht das einzige Buchhaltungssystem. DriveGo hat seine Integration primär gegen DATEV entwickelt, weil es den größten Teil des deutschen Kfz-Handels und der Werkstätten abdeckt. Wir haben jedoch Erfahrung mit mehreren anderen Buchhaltungssystemen. Für Lexware und ähnliche Systeme gibt es Exportfunktionen, die DriveGo-Daten manuell importieren können – nicht so reibungslos wie eine direkte Integration, funktioniert aber. Für größere Systeme wie Microsoft Dynamics / Business Central gibt es eine Integration über API, die in der Regel ein Konfigurationsprojekt erfordert. Wenn Sie ein anderes System nutzen, teilen Sie uns dies frühzeitig im Gespräch mit – wir beurteilen ehrlich, ob eine direkte Integration möglich ist oder ob Sie das Buchhaltungssystem wechseln sollten, um den vollen Nutzen aus Drivecos Automatisierung zu ziehen.
Häufige Fallstricke und wie wir sie vermeiden
Nach mehreren DATEV-Integrationen haben wir vier typische Fallstricke gelernt. Erster Fallstrick: falsche Umsatzsteuer-Zuordnung. Fahrzeugverkäufe haben eine andere steuerliche Behandlung als Werkstattleistungen, auf die 19 % USt. anfallen. DriveGo wird so konfiguriert, dass das System automatisch unterscheidet, aber das muss von Anfang an korrekt eingerichtet werden. Zweiter Fallstrick: doppelte Kunden. Wenn ein Kunde sowohl in DriveGo als auch in DATEV vor der Integration vorhanden ist, können Duplikate entstehen. Wir gehen die Datenbanken vor dem Go-Live durch und gleichen bestehende Kunden ab. Dritter Fallstrick: alte unbezahlte Rechnungen aus der Zeit vor der Integration. Wir entscheiden gemeinsam, ob diese migriert, archiviert oder einfach im alten System belassen werden sollen und nur neue Rechnungen durch die Integration laufen. Vierter Fallstrick: Buchungsfehler, weil Konten in DATEV nicht vorhanden sind. Wir überprüfen den Kontenplan in DATEV und fügen fehlende Konten hinzu, bevor wir die Integration aktivieren. All das wird systematisch beim Onboarding gehandhabt, damit Sie diese Probleme nicht nach dem Go-Live entdecken.