Regnskapsintegrasjon for bilforhandlere og verksteder
Tripletex og Fiken er blant de mest brukte regnskapsprogrammene i norsk næringsliv. For en bilforhandler eller autoverksted er automatisk integrasjon mellom DMS og regnskapssystem den forskjellen som avgjør om regnskapet er en daglig byrde eller en bakgrunnsaktivitet. Her er hvordan det fungerer i DriveGo.
Hvorfor integrere DMS og regnskap overhodet?
Uten integrasjon ser det typiske flytet slik ut: Selgeren eller mekanikeren oppretter en faktura i DMS-et. Deretter må samme faktura opprettes manuelt i regnskapsprogrammet — eller en medarbeider eksporterer dagens eller ukens fakturaer som en CSV og importerer i regnskapssystemet. Kundedata oppdateres i ett system men ikke i det andre. Betalinger mottatt gjennom regnskapsprogrammet må markeres som betalt i DMS-et manuelt. Resultatet er dobbeltarbeid, forsinkelser og feil. Fakturaer kan forsvinne, kunder kan ha to forskjellige adresser i de to systemene, og regnskapsføreren bruker unødvendig tid på avstemming. Integrasjon mellom DMS og regnskap eliminerer alle disse problemene ved å la begge systemer dele samme datagrunnlag i sanntid.
Hva som automatiseres med DriveGo's regnskapsintegrasjon
DriveGo's regnskapsintegrasjon håndterer seks automatiserte flyter. For det første: fakturaer. Når en deal eller arbeidsordre lukkes i DriveGo og fakturaen genereres, overføres den automatisk til regnskapsprogrammet med alle linjer, priser, mva og kundedata. For det andre: kundedata. Nye kunder opprettet i DriveGo synkroniseres til regnskapsprogrammet som debitor, og endringer oppdateres begge veier. For det tredje: betalinger. Når en kunde betaler en faktura gjennom regnskapsprogrammet, markeres den automatisk som betalt i DriveGo, og dealen flyttes til korrekt status. For det fjerde: kreditnotaer. Returer og kanselleringer håndteres som kreditnotaer som flyter den andre veien. For det femte: artikkelprissetting kan synkroniseres slik at du ikke trenger å vedlikeholde to produktkataloger. For det sjette: bokføringskontoer kan mappes slik at hver fakturalinje automatisk havner på korrekt konto. Selve oppsettet skjer under onboarding der vi kobler DriveGo til din eksisterende regnskapskonto via deres offisielle API og konfigurerer hvordan data skal flyte.
Hvordan oppsettet fungerer
For å koble DriveGo med ditt regnskapsprogram trenger du to ting. Først: en aktiv konto i Tripletex, Fiken eller det regnskapssystemet du bruker. Hvis du ennå ikke er kunde, må du opprette en avtale direkte hos dem — DriveGo kan ikke opprette kontoen for deg. Deretter: en API-nøkkel fra regnskapssystemet som du genererer i administrasjonsinnstillingene under 'API-avtaler' eller 'Integrasjoner'. DriveGo bruker denne nøkkelen til å koble systemene sikkert. Under onboarding går vi gjennom oppsettet sammen. Vi konfigurerer hvilke fakturatyper som overføres, hvilke kontoer ulike varer og tjenester skal bokføres på, hvordan mva håndteres (det er typisk ulike mva-satser for bilsalg versus verkstedstjenester), og hvilken nummerserie fakturaer skal bruke. Når konfigurasjonen er på plass, starter den automatiske synkroniseringen og du trenger ikke røre det igjen.
Hva med kompleks fakturering — leasing, finansiering, F&I?
Bilforhandlere har ofte mer kompleks fakturering enn vanlige virksomheter. En typisk bilhandel kan inneholde: selve bilprisen, omregistreringsgebyr, leveringsgebyr, utstyr-tilkjøp, finansieringsprovisjon, forsikringsprovisjon, innbytte som motregnes, og eventuelt en kontantbetaling. Hver linje skal bokføres på sitt eget kontonummer og behandle mva korrekt. DriveGo håndterer dette ved å generere fakturaer med detaljerte linjer som hver mappes til korrekte kontoer i regnskapsprogrammet. Under onboarding konfigurerer vi mappingen spesifikt for din virksomhet slik at for eksempel 'omregistreringsgebyr' alltid havner på korrekt konto og 'innbytte' bokføres som inntektsreduksjon snarere enn kostnad. Det krever litt tankearbeid under oppsettet, men kjører helt automatisk etterpå.
Alternative regnskapssystemer — hva hvis jeg ikke bruker Tripletex eller Fiken?
Tripletex og Fiken er populære i Norge, men det finnes andre alternativer. DriveGo har utviklet regnskapsintegrasjon med fokus på de vanligste systemene i norsk marked, men vi har erfaring med flere systemer. For enklere systemer finnes det eksportfunksjoner som kan importere DriveGo-data manuelt — ikke like smidig som direkte integrasjon, men fungerer. For større systemer som Visma Business eller Microsoft Dynamics finnes det integrasjon via API, men det krever typisk et konfigurasjonsprosjekt. Hvis du bruker et annet system, fortell oss det tidlig i samtalen — vi vurderer ærlig om en direkte integrasjon er mulig eller om du bør vurdere et annet regnskapssystem for å få fullt utbytte av DriveGo's automatisering.
Vanlige fallgruver og hvordan vi unngår dem
Etter flere regnskapsintegrasjoner har vi lært fire typiske fallgruver. Første fallgruve: feil mva-mapping. Bilsalg kan ha ulike avgifter som ikke er mva-pliktige, mens verkstedarbeid har standard mva. DriveGo konfigureres slik at systemet skiller automatisk, men det krever at vi setter det opp riktig første gang. Andre fallgruve: dupliserte kunder. Hvis en kunde finnes i både DriveGo og regnskapsprogrammet før integrasjonen slås på, kan du få doble oppføringer. Vi gjennomgår databasene før go-live og matcher eksisterende kunder. Tredje fallgruve: gamle ubetalte fakturaer fra før integrasjonen. Vi bestemmer sammen om de skal migreres, arkiveres eller bare forbli i det gamle systemet mens bare nye fakturaer går gjennom integrasjonen. Fjerde fallgruve: bokføringsfeil fordi kontoer ikke finnes i regnskapsprogrammet. Vi verifiserer kontoplanen og legger til eventuelle manglende kontoer før vi slår på integrasjonen. Alle disse håndteres systematisk under onboarding slik at du ikke oppdager dem etter go-live.