e-conomic integration til bilforhandlere og værksteder
e-conomic er langt det mest udbredte online regnskabsprogram i Danmark. For en bilforhandler eller autoværksted er automatisk integration mellem DMS og e-conomic den forskel der gør om regnskabet er en daglig byrde eller en baggrundsaktivitet. Her er hvordan det virker i DriveGo.
Hvorfor integrere DMS og regnskab overhovedet?
Uden integration ser det typiske flow sådan ud: Sælgeren eller mekanikeren opretter en faktura i DMS'et. Derefter skal samme faktura oprettes manuelt i regnskabsprogrammet — eller en medarbejder eksporterer dagens eller ugens fakturaer som en CSV og importerer i e-conomic. Kundedata opdateres i ét system men ikke i det andet. Betalinger modtaget gennem e-conomic skal markeres som betalte i DMS'et manuelt. Resultatet er dobbeltarbejde, forsinkelser, og fejl. Fakturaer kan blive væk, kunder kan have to forskellige adresser i de to systemer, og bogholderen bruger unødvendig tid på afstemning. Integration mellem DMS og regnskab eliminerer alle disse problemer ved at lade begge systemer dele samme datagrundlag i realtid.
Hvad der automatiseres med DriveGo's e-conomic integration
DriveGo's e-conomic integration håndterer seks automatiserede flows. For det første: fakturaer. Når en deal eller arbejdsordre lukkes i DriveGo og fakturaen genereres, overføres den automatisk til e-conomic med alle linjer, priser, moms og kundedata. For det andet: kundedata. Nye kunder oprettet i DriveGo synkroniseres til e-conomic som debitor, og ændringer opdateres begge veje. For det tredje: betalinger. Når en kunde betaler en faktura gennem e-conomic, markeres den automatisk som betalt i DriveGo, og dealen flytter til korrekt status. For det fjerde: kreditnotaer. Returneringer og annulleringer håndteres som kreditnotaer der flyder den anden vej. For det femte: artiklernes prissætning kan synkroniseres så du ikke behøver vedligeholde to produktkataloger. For det sjette: bogføringskontoer kan mappes så hver faktura-linje automatisk ender på den korrekte konto. Selve setup'en sker under onboarding hvor vi forbinder DriveGo til din eksisterende e-conomic-konto via deres officielle API og konfigurerer hvordan data skal flyde.
Hvordan opsætningen fungerer
For at forbinde DriveGo med e-conomic skal du have to ting. Først: en aktiv e-conomic-konto. Hvis du endnu ikke er e-conomic-kunde, skal du oprette en aftale direkte hos dem — DriveGo kan ikke oprette kontoen for dig. Dernæst: en API-nøgle fra e-conomic som du genererer i din e-conomic administration under 'API-aftaler' eller 'Integrationer'. DriveGo bruger denne nøgle til at forbinde systemerne sikkert. Under onboarding går vi igennem opsætningen sammen. Vi konfigurerer hvilke fakturatyper der overføres, hvilke konti forskellige varer og ydelser skal bogføres på, hvordan moms håndteres (der er typisk forskellige momssatser for bilsalg versus værkstedsydelser), og hvilken nummerserie fakturaer skal bruge. Når konfigurationen er på plads, starter den automatiske synkronisering og du behøver ikke røre det igen.
Hvad med kompleks fakturering — leasing, finansiering, F&I?
Bilforhandlere har ofte mere kompleks fakturering end almindelige virksomheder. En typisk bilhandel kan indeholde: selve bilens pris, registreringsafgift, leverings-gebyr, udstyr-tilkøb, finansierings-provisioner, forsikring-provisioner, indbytning der modregnes, og eventuelt en kontantudbetaling. Hver linje skal bogføres på sit eget kontonummer og behandle moms korrekt. DriveGo håndterer dette ved at generere fakturaer med detaljerede linjer der hver især mappes til de korrekte konti i e-conomic. Under onboarding konfigurerer vi mappingen specifikt for din forretning så for eksempel 'registreringsafgift' altid lander på korrekt konto og 'indbytning' bogføres som indtægt-reduktion snarere end omkostning. Det kræver lidt tankearbejde under opsætningen men kører helt automatisk bagefter.
Alternative regnskabssystemer — hvad hvis jeg ikke bruger e-conomic?
e-conomic er det mest udbredte, men ikke det eneste. DriveGo har primært udviklet sin integration mod e-conomic fordi det dækker størstedelen af danske forhandlere og værksteder. Vi har dog erfaring med flere af de andre danske regnskabssystemer. For Billy og Dinero findes der eksport-funktioner der kan importere DriveGo-data manuelt — ikke så smidigt som direkte integration men fungerer. For større systemer som Navision/Business Central findes der integration via API, men det kræver typisk et konfiguration-projekt. Hvis du bruger et andet system, så fortæl os det tidligt i samtalen — vi vurderer ærligt om en direkte integration er mulig eller om du skal skifte regnskabsprogram for at få det fulde udbytte af DriveGo's automatisering.
Fælles faldgruber og hvordan vi undgår dem
Efter flere e-conomic-integrationer har vi lært fire typiske faldgruber. Første faldgrube: forkert mapping af moms. Bilsalg har registreringsafgift der ikke er moms-pligtig, mens værkstedsarbejde har 25% moms. DriveGo konfigureres så systemet skelner automatisk, men det kræver at vi får det sat rigtigt op første gang. Anden faldgrube: dublerede kunder. Hvis en kunde findes i både DriveGo og e-conomic før integrationen tændes, kan du få dobbelte records. Vi gennemgår databaserne før go-live og matcher eksisterende kunder. Tredje faldgrube: gamle ubetalte fakturaer fra før integrationen. Vi beslutter sammen om de skal migreres, arkiveres eller blot forblive i det gamle system og kun nye fakturaer går gennem integrationen. Fjerde faldgrube: bogføringsfejl fordi konti ikke findes i e-conomic. Vi verificerer kontoplanen i e-conomic og tilføjer eventuelle manglende konti før vi tænder integrationen. Alle disse håndteres systematisk under onboarding så du ikke opdager dem efter go-live.