Fortnox-integration för bilhandlare och verkstäder
Fortnox är det i särklass mest använda molnbokföringsprogrammet i Sverige. För en bilhandlare eller verkstad är automatisk integration mellan DMS och Fortnox skillnaden mellan att bokföringen är en daglig börda eller en bakgrundsaktivitet. Här är hur det fungerar i DriveGo.
Varför integrera DMS och bokföring överhuvudtaget?
Utan integration ser det typiska flödet ut så här: säljaren eller mekanikern skapar en faktura i DMS:et. Sedan måste samma faktura skapas manuellt i bokföringsprogrammet — eller en medarbetare exporterar dagens eller veckans fakturor som en CSV och importerar i Fortnox. Kunddata uppdateras i ett system men inte i det andra. Betalningar mottagna via Fortnox måste markeras som betalda i DMS:et manuellt. Resultatet är dubbelarbete, förseningar och fel. Fakturor kan försvinna, kunder kan ha två olika adresser i de två systemen och ekonomiansvariga lägger onödig tid på avstämning. Integration mellan DMS och bokföring eliminerar alla dessa problem genom att låta båda systemen dela samma dataunderlag i realtid.
Vad som automatiseras med DriveGos Fortnox-integration
DriveGos Fortnox-integration hanterar sex automatiserade flöden. För det första: fakturor. När en affär eller arbetsorder stängs i DriveGo och fakturan genereras överförs den automatiskt till Fortnox med alla rader, priser, moms och kunddata. För det andra: kunddata. Nya kunder som skapas i DriveGo synkroniseras till Fortnox som kund/gäldenär och ändringar uppdateras åt båda hållen. För det tredje: betalningar. När en kund betalar en faktura via Fortnox markeras den automatiskt som betald i DriveGo och affären flyttar till rätt status. För det fjärde: kreditnotor. Returer och avbeställningar hanteras som kreditnotor som flödar åt andra hållet. För det femte: artiklarnas prissättning kan synkroniseras så att du inte behöver underhålla två produktkataloger. För det sjätte: bokföringskonton kan mappas så att varje fakturarad automatiskt hamnar på rätt konto. Själva inställningen sker under onboarding där vi kopplar DriveGo till ditt befintliga Fortnox-konto via deras officiella API och konfigurerar hur data ska flöda.
Hur inställningen fungerar
För att koppla DriveGo till Fortnox behöver du ha två saker. Först: ett aktivt Fortnox-konto. Om du ännu inte är Fortnox-kund behöver du teckna ett avtal direkt hos dem — DriveGo kan inte skapa kontot åt dig. Sedan: en API-nyckel från Fortnox som du genererar i din Fortnox-administration under 'Integrationer' eller 'API-åtkomst'. DriveGo använder denna nyckel för att koppla systemen säkert. Under onboarding går vi igenom inställningen tillsammans. Vi konfigurerar vilka fakturatyper som överförs, vilka konton olika varor och tjänster ska bokföras på, hur momsen hanteras (det finns typiskt olika momssatser för bilförsäljning jämfört med verkstadstjänster) och vilken nummerserie fakturorna ska använda. När konfigurationen är på plats startar den automatiska synkroniseringen och du behöver inte röra den igen.
Vad gäller komplex fakturering — leasing, finansiering, F&I?
Bilhandlare har ofta mer komplex fakturering än vanliga företag. En typisk bilaffär kan innehålla: bilens pris, eventuella registreringsavgifter, leveransavgift, extrautrustning, finansieringsprovisioner, försäkringsprovisioner, inbyte som kvittas av och eventuellt en kontantinsats. Varje rad ska bokföras på rätt kontonummer och hanteras med korrekt momssats. DriveGo hanterar detta genom att generera fakturor med detaljerade rader som var och en mappas till rätt konton i Fortnox. Under onboarding konfigurerar vi mappningen specifikt för din verksamhet så att exempelvis 'inbyte' alltid bokförs korrekt och 'finansieringsprovision' hamnar på rätt intäktskonto. Det kräver lite tankearbete under inställningen men fungerar sedan helt automatiskt.
Alternativa bokföringssystem — vad om jag inte använder Fortnox?
Fortnox är det mest utbredda men inte det enda alternativet. DriveGo har primärt utvecklat sin integration mot Fortnox eftersom det täcker majoriteten av svenska bilhandlare och verkstäder. Vi har dock erfarenhet av flera andra bokföringssystem. För Visma och Bokio finns exportfunktioner som kan importera DriveGo-data manuellt — inte lika smidigt som direktintegration men det fungerar. För större system som Microsoft Business Central finns integration via API, men det kräver vanligtvis ett konfigurationsprojekt. Om du använder ett annat system, berätta det tidigt i dialogen — vi bedömer ärligt om en direktintegration är möjlig eller om du bör överväga att byta bokföringsprogram för att få fullt utbyte av DriveGos automatisering.
Vanliga fallgropar och hur vi undviker dem
Efter ett flertal Fortnox-integrationer har vi lärt oss fyra typiska fallgropar. Första fallgropen: felaktig momsmappning. Bilförsäljning kan ha poster som inte är momspliktiga, medan verkstadsarbete har 25 % moms. DriveGo konfigureras så att systemet skiljer automatiskt, men det kräver att vi ställer in det korrekt från början. Andra fallgropen: duplicerade kunder. Om en kund finns i både DriveGo och Fortnox innan integrationen aktiveras kan du få dubbla poster. Vi granskar databaserna innan driftsättning och matchar befintliga kunder. Tredje fallgropen: gamla obetalda fakturor från innan integrationen. Vi beslutar tillsammans om de ska migreras, arkiveras eller bara ligga kvar i det gamla systemet medan enbart nya fakturor går via integrationen. Fjärde fallgropen: bokföringsfel för att konton saknas i Fortnox. Vi verifierar kontoplanen i Fortnox och lägger till eventuella saknade konton innan vi aktiverar integrationen. Alla dessa hanteras systematiskt under onboarding så att du inte upptäcker dem efter driftsättning.