38-Punkte-Checkliste vor der Auswahl eines DMS-Systems
Bei einer DMS-Demo ist es leicht, von gut gestalteten Präsentationen und beeindruckenden Features überwältigt zu werden. Hier ist die konkrete 38-Punkte-Checkliste, die Sie zu jeder Demo mitnehmen können, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Fragen stellen – und brauchbare Antworten erhalten.
So nutzen Sie die Checkliste
Drucken Sie die Checkliste aus oder nehmen Sie sie auf einem Tablet zu jeder Demo mit. Bitten Sie den Anbieter, jeden Punkt konkret zu durchlaufen, nicht nur 'ja, das können wir' zu sagen. Lassen Sie sich die Funktion im tatsächlichen System zeigen, nicht in einer Folie. Notieren Sie 'ja', 'nein', 'teilweise' oder 'kostenpflichtig' bei jedem Punkt. Nach 2–3 Demos haben Sie einen direkten Vergleich zwischen Anbietern, der hundertmal nützlicher ist als deren Marketingmaterial. Die Checkliste ist in 6 Kategorien unterteilt: Integrationen, Kernmodule, Mobile und Alltag, Daten und Migration, Preis und Vertrag sowie Support und Onboarding. Jede Kategorie hat 5–7 Fragen, die die Bereiche abdecken, in denen die Unterschiede zwischen Anbietern am deutlichsten werden.
Integrationen (7 Fragen)
1. Gibt es eine eingebaute Integration mit DAT/Schwacke für die Fahrzeugbewertung und -identifikation per Kennzeichen oder FIN? Kostenlos oder zupflanzungspflichtig? 2. Synchronisiert das System Ihr Lager automatisch mit mobile.de und AutoScout24? Ist es bidirektional (d. h. kommen Leads auch zurück)? 3. Ist die eID / qualifizierte elektronische Signatur für die digitale Unterzeichnung von Kaufverträgen, Leasingverträgen und Lieferdokumenten eingebaut? 4. Gibt es eine direkte Integration mit DATEV (oder meinem spezifischen Buchhaltungsprogramm)? Bidirektionale oder nur einseitige Rechnungssynchronisierung? GoBD-konform? 5. Wie handhabt das System Ersatzteilkataloge? Gibt es einen eingebauten Katalog, oder ist eine Drittanbieter-Integration erforderlich? 6. Gibt es eine offene API, damit ich eigene Systeme oder speziell entwickelte Tools integrieren kann? 7. Kann das System Webhooks von anderen Systemen empfangen (z. B. Leasingpartner, Versicherungsgesellschaften, F&I-Anbieter)?
Kernmodule (7 Fragen)
8. Deckt die Lagerverwaltung alle Fahrzeugtypen ab, die ich benötige – PKW, Transporter, LKW, Motorrad, Boot, Baumaschinen, Flugzeug? 9. Gibt es eine vollständige Verkaufspipeline mit mindestens 5 Statusstufen vom Lead bis zur Auslieferung? 10. Kann ich einen Inzahlungnahme direkt aus einem offenen Kaufvertrag erstellen und die Marge automatisch berechnen lassen? 11. Ist das Werkstattmodul im Basispaket enthalten, oder ist es ein Zukauf? Falls enthalten – ist es voll funktionsfähig oder eine abgespeckte Version? 12. Website-Baukasten: Kann ich meine Händler-Website direkt aus dem DMS heraus betreiben, oder benötige ich einen externen Anbieter? 13. Intelligence/BI: Wie viele fertige Berichte gibt es? Kann ich eigene erstellen? Ist das ein Zukauf? 14. Kann das System Multi-Standort unterstützen, wenn ich wachse? Ist das Standard oder ein Zukauf?
Mobile und Alltag (6 Fragen)
15. Gibt es eine dedizierte Mobile-App (nicht nur eine responsive Web-App), und welche Plattformen werden unterstützt? 16. Kann der Mechaniker direkt von seinem Telefon aus die Zeit für einen Auftrag starten und stoppen? 17. Können Verkäufer von unterwegs auf Kundenhistorie und offene Deals zugreifen, wenn sie beim Kunden sind? 18. Können Ersatzteile nachgeschlagen und aus einem offenen Werkstattauftrag bestellt werden, ohne die Mobile-App zu verlassen? 19. Funktioniert das System offline auf dem Mobilgerät, wenn die Verbindung instabil ist? Werden Daten synchronisiert, wenn die Verbindung wiederhergestellt ist? 20. Wird Barcode-Scanning in der App für den Wareneingang und die Teilsuche unterstützt?
Daten und Migration (6 Fragen)
21. Kann der Anbieter Daten aus meinem aktuellen DMS migrieren? Wie lange dauert das typischerweise? 22. Wer ist für den Datenexport aus meinem alten System verantwortlich – ich oder der Anbieter? 23. Bekomme ich eine Testumgebung mit meinen eigenen Daten vor dem endgültigen Go-Live, oder wechseln wir direkt vom alten System zum neuen? 24. Wie lange läuft der Parallelbetrieb (beide Systeme gleichzeitig)? Was passiert mit offenen Deals während der Übergangszeit? 25. Wem gehören meine Daten im DMS? Kann ich alles exportieren, wenn ich den Anbieter später wechseln möchte? 26. Wie oft werden Backups erstellt? Wo werden Backups gespeichert – in Deutschland / der EU oder außerhalb? Wie weit kann ich zeitlich zurückgehen, wenn etwas versehentlich gelöscht wurde?
Preis und Vertrag (6 Fragen)
27. Was ist der monatliche Gesamtpreis inklusive ALLER Dinge, die ich benötige – nicht nur das Basispaket? 28. Was kostet ein zusätzlicher Benutzer? Ein zusätzlicher Standort? Gibt es abrupte Preissprünge ab bestimmten Schwellenwerten? 29. Gibt es vorbestimmte Preiserhöhungen im Vertrag, oder kann der Anbieter den Preis frei anheben? 30. Wie lang ist die Mindestlaufzeit nach Unterzeichnung? Wie sind die Kündigungsbedingungen? 31. Sind alle Modul-Upgrades und neuen Funktionen inklusive, oder müssen diese hinzugekauft werden, wenn sie erscheinen? 32. Was sind die einmaligen Migrations- und Onboarding-Kosten?
Support und Onboarding (6 Fragen)
33. In welcher Sprache ist der Support verfügbar? Wie schnell antworten Sie? Gibt es einen persönlichen Ansprechpartner, den ich direkt anrufen kann? 34. Wie sind die Reaktionszeiten bei kritischen Problemen (Betrieb steht still) im Vergleich zu allgemeinen Fragen? 35. Wie viel Schulung ist im Onboarding enthalten? Ist es videobasiert oder mit einer echten Person? 36. Kann ich Referenzgespräche mit bestehenden Kunden ähnlicher Größe und Betriebsart führen? 37. Hat der Anbieter eine öffentliche Statusseite mit der Verfügbarkeitshistorie? Wie war die Verfügbarkeit in den letzten 12 Monaten? 38. Gibt es eine Kundengruppe, Community oder jährliche Konferenz, bei der ich andere DriveGo-Nutzer und das Team des Anbieters treffen kann?
Wie Sie die Antworten auswerten
Nach 2–3 Demos haben Sie einen umfangreichen Datensatz. Hier sind einige Faustregeln zur Interpretation. Ein Anbieter mit 30+ 'Ja'-Antworten und wenigen 'Nein/Zukauf' ist wahrscheinlich das vollständigste System. Das bedeutet aber auch, dass der Preis wahrscheinlich höher ist. Ein Anbieter mit vielen 'teilweise'- oder 'kostenpflichtig'-Antworten sollte mit Skepsis betrachtet werden. Jedes Zukaufmodul ist eine zusätzliche monatliche Kostenposition und eine weitere Integration, die ausfallen kann. Der Gesamtpreis kann schnell den eines All-in-One-Anbieters übersteigen. Ein Anbieter, der nicht konkret auf Preis- und Vertragsfragen antworten kann (27–32), ist wahrscheinlich noch nicht bereit, Ihnen ein Angebot zu machen. Entweder hat er einen auf Verhandlung ausgerichteten Verkaufsprozess, oder er hat kein strukturiertes Angebot. Beides ist ein Warnsignal. Einem Anbieter, der keine Referenzgespräche ermöglicht (Punkt 36), sollten Sie besonders skeptisch gegenüberstehen. Gute Anbieter sind stolz auf ihre Kunden und stellen Ihnen diese gerne vor. Schlechte Anbieter verstecken ihre Kunden.