38-punkts sjekkliste før du velger DMS-system
Under en DMS-demo er det lett å bli overveldet av flotte PowerPoints og imponerende funksjoner. Her er den konkrete 38-punkts sjekklisten du kan ta med til hver demo for å sikre at du stiller de riktige spørsmålene — og får brukbare svar.
Slik bruker du sjekklisten
Skriv ut sjekklisten eller ta den med på et nettbrett til hver demo. Be leverandøren gå gjennom hvert punkt konkret, ikke bare si 'ja, det kan vi'. Få dem til å vise deg funksjonen i det faktiske systemet, ikke i en slide. Noter 'ja', 'nei', 'delvis' eller 'krever tilkjøp' ved hvert punkt. Etter 2–3 demoer har du en direkte sammenligning mellom leverandører som er hundre ganger mer nyttig enn markedsføringsmaterialet deres. Sjekklisten er delt inn i 6 kategorier: integrasjoner, kjernemoduler, mobil og hverdagen, data og migrering, pris og kontrakt, samt support og onboarding. Hver kategori har 5–7 spørsmål som dekker de områdene der forskjeller mellom leverandører blir tydeligst.
Integrasjoner (7 spørsmål)
1. Er det innebygd integrasjon til Statens vegvesen/Autosys for oppslag via registreringsnummer eller chassisnummer? Gratis eller tilkjøp? 2. Synkroniserer systemet automatisk lageret mitt til Finn.no? Er det toveis (dvs. leads kommer også tilbake)? 3. Er BankID innebygd til digital kontraktssignering av kjøpsavtaler, leasingkontrakter og leveringsdokumenter? 4. Er det direkte integrasjon til Tripletex eller Fiken (eller mitt spesifikke regnskapsprogram)? Toveis eller bare enveis faktura-sync? 5. Hvordan håndterer systemet reservedelskataloger? Er det et innebygd katalog, eller kreves tredjepartsintegrasjon? 6. Er det et åpent API slik at jeg kan integrere egne systemer eller spesialbygde verktøy? 7. Kan systemet motta webhooks fra andre systemer (f.eks. leasingpartnere, forsikringsselskaper, F&I-leverandører)?
Kjernemoduler (7 spørsmål)
8. Dekker lagerstyringen alle kjøretøytyper jeg trenger — personbil, varebil, lastebil, motorsykkel, båt, anlegg, fly? 9. Er det en full salgspipeline med minst 5 statustrinn fra lead til levert? 10. Kan jeg opprette en innbytte direkte fra en åpen salgsavtale og få marginen beregnet automatisk? 11. Er verkstedsmodulen innebygd i basispakken, eller er det et tilkjøp? Hvis innebygd — er det fullt funksjonell eller en lite-versjon? 12. Hjemmesidebygger: kan jeg få min forhandler-hjemmeside direkte fra DMS-et, eller må jeg bruke en ekstern leverandør? 13. Intelligence/BI: hvor mange ferdiglagde rapporter er det? Kan jeg bygge egne? Er det et tilkjøp? 14. Kan systemet håndtere multi-lokasjon hvis jeg vokser? Er det standard eller tilkjøp?
Mobil og hverdagen (6 spørsmål)
15. Er det en dedikert mobilapp (ikke bare en responsiv nettapp), og hvilke plattformer støttes? 16. Kan mekanikeren starte og stoppe tid på et jobb direkte fra telefonen sin? 17. Kan selgere få tilgang til kundehistorikk og åpne deals fra telefonen når de står med kunden? 18. Kan reservedeler slås opp og bestilles fra en åpen arbeidsordre uten å forlate mobilappen? 19. Fungerer systemet offline på mobil hvis tilkoblingen er ustabil? Synkroniseres data når forbindelsen kommer tilbake? 20. Er strekkodeskanning støttet i appen til lager-mottak og deleoppslag?
Data og migrering (6 spørsmål)
21. Kan leverandøren migrere data fra mitt nåværende DMS? Hvor lang tid tar det typisk? 22. Hvem står for dataeksport fra mitt gamle system — jeg eller leverandøren? 23. Får jeg et testmiljø med mine egne data før endelig go-live, eller går vi direkte fra gammelt system til nytt? 24. Hvor lenge kjører vi parallell drift (begge systemer samtidig)? Hva skjer med åpne deals i overgangsperioden? 25. Hvem eier dataene mine i DMS-et? Kan jeg eksportere alt hvis jeg vil forlate leverandøren senere? 26. Hvor ofte tas det sikkerhetskopier? Hvor er sikkerhetskopiene lagret — EU eller utenfor? Hvor langt tilbake kan jeg gå hvis noe blir slettet ved en feil?
Pris og kontrakt (6 spørsmål)
27. Hva er den totale månedsprisen inkludert ALT jeg trenger — ikke bare basispakken? 28. Hva koster en ekstra bruker? En ekstra lokasjon? Stiger prisen bratt ved bestemte terskler? 29. Er det forhåndsbestemte prisøkninger i kontrakten, eller kan leverandøren heve prisen fritt? 30. Hva er bindingstiden etter signering? Hva er oppsigelsesvilkårene? 31. Er alle modul-oppgraderinger og nye funksjoner inkludert, eller er det tilkjøp når de kommer? 32. Hva er migrerings- og onboarding-kostnaden som engangsbeløp?
Support og onboarding (6 spørsmål)
33. Hvilket språk er supporten på? Hvor raskt svarer de? Er det en kundeansvarlig jeg kan ringe til direkte? 34. Hva er svartiden på kritiske problemer (produksjonen er stoppet) versus vanlige spørsmål? 35. Hvor mye opplæring er inkludert i onboarding? Er det videobasert eller med et ekte menneske? 36. Kan jeg få referansesamtaler med eksisterende kunder på min størrelse og i min forretningstype? 37. Har leverandøren en offentlig statusside med oppetidshistorikk? Hva har oppetiden vært de siste 12 månedene? 38. Er det en kundegruppe, community eller årlig konferanse der jeg kan møte andre DriveGo-brukere og leverandørens team?
Hvordan evaluerer du svarene
Etter 2–3 demoer har du et stort datasett. Her er noen tommelfingerregler for å tolke det. En leverandør med 30+ 'ja' og få 'nei/tilkjøp' er sannsynligvis det mest komplette systemet. Men det betyr også at prisen sannsynligvis er høyere. En leverandør med mange 'delvis' eller 'krever tilkjøp' bør sees med skepsis. Hvert tilkjøpsmodul er en ekstra månedlig kostnad og en ekstra integrasjon som kan gå i stykker. Den samlede prisen kan raskt overstige den alt-i-ett-leverandøren. En leverandør som ikke kan svare konkret på pris- og kontraktspørsmål (27–32) er sannsynligvis ikke klar til å selge til deg ennå. Enten har de en salgsprosess som er bygget på forhandling, eller også har de ikke et strukturert tilbud. Begge deler er et rødt flagg. En leverandør som ikke tillater referansesamtaler (punkt 36) bør du være ekstra skeptisk til. Gode leverandører er stolte av sine kunder og introduserer deg gjerne. Dårlige leverandører skjuler sine kunder.