38-punkts checkliste før du vælger DMS-system
Under en DMS-demo er det nemt at blive overvældet af fine PowerPoints og imponerende features. Her er den konkrete 38-punkts checkliste du kan tage med til hver demo for at sikre at du stiller de rigtige spørgsmål — og får brugbare svar.
Sådan bruger du checklisten
Print checklisten ud eller tag den med på en tablet til hver demo. Bed leverandøren gå igennem hvert punkt konkret, ikke bare sige 'ja, det kan vi'. Få dem til at vise dig funktionen i det faktiske system, ikke i en slide. Notér 'ja', 'nej', 'delvist' eller 'kræver tilkøb' ved hvert punkt. Efter 2-3 demoer har du en direkte sammenligning mellem leverandører der er hundrede gange mere nyttig end deres marketingmateriale. Checklisten er opdelt i 6 kategorier: integrationer, kernemoduler, mobil og dagligdag, data og migration, pris og kontrakt, samt support og onboarding. Hver kategori har 5-7 spørgsmål der dækker de områder hvor forskelle mellem leverandører bliver tydeligst.
Integrationer (7 spørgsmål)
1. Er der indbygget integration til Nummerplade API for opslag via nummerplade eller stelnummer? Gratis eller tilkøb? 2. Synkroniserer systemet automatisk mit lager til Bilbasen og Bilinfo? Er det tovejs (dvs. leads kommer også retur)? 3. Er MitID/Criipto indbygget til digital kontraktsignering af købsaftaler, leasingkontrakter og leveringsdokumenter? 4. Er der direkte integration til e-conomic (eller mit specifikke regnskabsprogram)? Tovejs eller kun envejs fakturasync? 5. Hvordan håndterer systemet reservedele-kataloger? Er der et indbygget katalog, eller kræves tredjepartsintegration? 6. Er der en åben API så jeg kan integrere egne systemer eller specialbyggede værktøjer? 7. Kan systemet modtage webhooks fra andre systemer (fx leasingpartnere, forsikringsselskaber, f&i-leverandører)?
Kernemoduler (7 spørgsmål)
8. Dækker lagerstyringen alle køretøjstyper jeg har brug for — person, varevogn, lastvogn, motorcykel, båd, entreprenør, fly? 9. Er der en fuld salgspipeline med mindst 5 status-trin fra lead til leveret? 10. Kan jeg oprette en indbytning direkte fra en åben salgsaftale og få marginen beregnet automatisk? 11. Er værkstedsmodulet indbygget i basispakken, eller er det et tilkøb? Hvis indbygget — er det fuldt funktionelt eller en lite-version? 12. Hjemmesidebygger: kan jeg få min forhandler-hjemmeside direkte fra DMS'et, eller skal jeg bruge en ekstern leverandør? 13. Intelligence/BI: hvor mange færdige rapporter er der? Kan jeg bygge egne? Er det et tilkøb? 14. Kan systemet håndtere multi-lokation hvis jeg vokser? Er det standard eller tilkøb?
Mobil og hverdag (6 spørgsmål)
15. Er der en dedikeret mobil-app (ikke bare en responsiv web-app), og hvilke platforme understøttes? 16. Kan mekanikeren starte og stoppe tid på et job direkte fra sin telefon? 17. Kan sælgere tilgå kundehistorik og åbne deals fra telefonen når de står med kunden? 18. Kan reservedele slås op og bestilles fra en åben arbejdsordre uden at forlade mobil-appen? 19. Fungerer systemet offline på mobil hvis forbindelsen er ustabil? Synkroniseres data når forbindelsen kommer tilbage? 20. Er stregkode-scanning understøttet i appen til lager-modtagelse og dele-opslag?
Data og migration (6 spørgsmål)
21. Kan leverandøren migrere data fra mit nuværende DMS? Hvor lang tid tager det typisk? 22. Hvem står for dataeksport fra mit gamle system — jeg eller leverandøren? 23. Får jeg et test-miljø med mine egne data før endelig go-live, eller går vi direkte fra gammelt system til nyt? 24. Hvor længe kører vi parallel drift (begge systemer samtidig)? Hvad sker der med åbne deals i overgangsperioden? 25. Hvem ejer mine data i DMS'et? Kan jeg eksportere alt hvis jeg vil forlade leverandøren senere? 26. Hvor ofte tages der backups? Hvor er backups gemt — EU eller udenfor? Hvor lang tid kan jeg gå tilbage i tid hvis noget bliver slettet ved en fejl?
Pris og kontrakt (6 spørgsmål)
27. Hvad er den totale månedspris inklusive ALT det jeg har brug for — ikke kun basispakken? 28. Hvad koster en ekstra bruger? En ekstra lokation? Staffer prisen brat ved bestemte tærskler? 29. Er der forudbestemte prisstigninger i kontrakten, eller kan leverandøren hæve prisen frit? 30. Hvad er bindingstiden efter underskrift? Hvordan er opsigelsesbetingelserne? 31. Er alle modul-opgraderinger og nye funktioner inkluderet, eller er det tilkøb når de kommer? 32. Hvad er migrations- og onboarding-omkostningen som engangsbetaling?
Support og onboarding (6 spørgsmål)
33. Hvilket sprog er supporten på? Hvor hurtigt svarer de? Er der en kundeansvarlig jeg kan ringe til direkte? 34. Hvad er svartiden på kritiske problemer (produktionen er stoppet) versus almindelige spørgsmål? 35. Hvor meget oplæring er inkluderet i onboarding? Er det video-baseret eller med et rigtigt menneske? 36. Kan jeg få reference-samtaler med eksisterende kunder på min størrelse og i min forretningstype? 37. Har leverandøren en offentlig statusside med oppetid-historik? Hvad har oppetiden været de seneste 12 måneder? 38. Er der en kundegruppe, community eller årlig konference hvor jeg kan møde andre DriveGo-brugere og leverandørens team?
Hvordan evaluerer du svarene
Efter 2-3 demoer har du et stort datasæt. Her er nogle tommelfingerregler for at tolke det. En leverandør med 30+ 'ja' og få 'nej/tilkøb' er sandsynligvis det mest komplette system. Men det betyder også at prisen sandsynligvis er højere. En leverandør med mange 'delvist' eller 'kræver tilkøb' bør ses med skepsis. Hver tilkøbsmodul er en ekstra månedlig omkostning og en ekstra integration der kan gå i stykker. Den samlede pris kan hurtigt overstige den alt-i-en leverandør. En leverandør der ikke kan svare konkret på pris- og kontrakt-spørgsmålene (27-32) er sandsynligvis ikke klar til at sælge til dig endnu. Enten har de en salgsproces der er bygget på forhandling, eller også har de ikke et struktureret tilbud. Begge dele er en rød flag. En leverandør der ikke tillader reference-samtaler (punkt 36) bør du være ekstra skeptisk overfor. Gode leverandører er stolte af deres kunder og introducerer dig gerne. Dårlige leverandører skjuler deres kunder.