38-punkts checklista innan du väljer DMS-system
Under en DMS-demo är det lätt att bli överväldigad av snygga presentationer och imponerande funktioner. Här är den konkreta 38-punkts checklistan du kan ta med till varje demo för att säkerställa att du ställer rätt frågor — och får användbara svar.
Så här använder du checklistan
Skriv ut checklistan eller ta med den på en surfplatta till varje demo. Be leverantören gå igenom varje punkt konkret, inte bara säga 'ja, det kan vi'. Få dem att visa dig funktionen i det faktiska systemet, inte i en slide. Anteckna 'ja', 'nej', 'delvis' eller 'kräver tillägg' vid varje punkt. Efter 2–3 demos har du en direkt jämförelse mellan leverantörer som är hundra gånger mer användbar än deras marknadsföringsmaterial. Checklistan är indelad i 6 kategorier: integrationer, kärnmoduler, mobil och vardag, data och migrering, pris och avtal samt support och onboarding. Varje kategori har 5–7 frågor som täcker de områden där skillnaderna mellan leverantörer blir tydligast.
Integrationer (7 frågor)
1. Finns det inbyggd integration mot Transportstyrelsen för registreringsnummer- eller VIN-uppslag? Ingår det eller kostar det extra? 2. Synkroniserar systemet mitt lager automatiskt till Blocket Bil och Wayke? Är det tvåvägs (dvs. leads återförs också)? 3. Är BankID/digital signering inbyggt för digitalt undertecknande av köpeavtal, leasingkontrakt och leveransdokument? 4. Finns det direkt integration mot Fortnox (eller mitt specifika bokföringsprogram)? Tvåvägs eller enbart envägsfakturasynk? 5. Hur hanterar systemet reservdelskataloger? Finns det en inbyggd katalog eller krävs tredjepartsintegration? 6. Finns det ett öppet API så att jag kan integrera egna system eller specialbyggda verktyg? 7. Kan systemet ta emot webhooks från andra system (t.ex. leasingpartners, försäkringsbolag, F&I-leverantörer)?
Kärnmoduler (7 frågor)
8. Täcker lagerhanteringen alla fordonstyper jag behöver — personbil, skåpbil, lastbil, motorcykel, båt, anläggningsmaskin, flygplan? 9. Finns det en fullständig säljpipeline med minst 5 statussteg från lead till levererad? 10. Kan jag skapa ett inbyte direkt från ett öppet försäljningsavtal och få marginalen beräknad automatiskt? 11. Är verkstadsmodulen inkluderad i grundpaketet, eller är det ett tillägg? Om det ingår — är det fullt funktionell eller en lite-version? 12. Hemsidebyggare: kan jag få min bilhandlares hemsida direkt från DMS:et, eller behöver jag en extern leverantör? 13. Intelligence/BI: hur många färdiga rapporter finns det? Kan jag bygga egna? Är det ett tillägg? 14. Kan systemet hantera flera lokationer om jag växer? Är det standard eller ett tillägg?
Mobil och vardag (6 frågor)
15. Finns det en dedikerad mobilapp (inte bara en responsiv webbapp) och vilka plattformar stöds? 16. Kan mekanikern starta och stoppa tid på ett jobb direkt från sin telefon? 17. Kan säljare komma åt kundhistorik och öppna affärer från telefonen när de är med kunden? 18. Kan reservdelar sökas upp och beställas från en öppen arbetsorder utan att lämna mobilappen? 19. Fungerar systemet offline på mobil om uppkopplingen är instabil? Synkroniseras data när anslutningen återupprättas? 20. Stöds streckkodsskanning i appen för lagerinhämtning och delsökning?
Data och migrering (6 frågor)
21. Kan leverantören migrera data från mitt nuvarande DMS? Hur lång tid tar det typiskt? 22. Vem ansvarar för dataexport från mitt gamla system — jag eller leverantören? 23. Får jag en testmiljö med mina egna data innan slutlig driftsättning, eller går vi direkt från gammalt system till nytt? 24. Hur länge kör vi parallellt (båda systemen samtidigt)? Vad händer med öppna affärer under övergångsperioden? 25. Vem äger mina data i DMS:et? Kan jag exportera allt om jag vill lämna leverantören senare? 26. Hur ofta görs säkerhetskopior? Var lagras de — inom EU eller utanför? Hur långt tillbaka i tiden kan jag gå om något raderas av misstag?
Pris och avtal (6 frågor)
27. Vad är det totala månadspriset inklusive ALLT jag behöver — inte bara grundpaketet? 28. Vad kostar en extra användare? En extra lokation? Stiger priset kraftigt vid vissa tröskelvärden? 29. Finns det förutbestämda prishöjningar i avtalet, eller kan leverantören höja priset fritt? 30. Vad är bindningstiden efter undertecknande? Hur ser uppsägningsvillkoren ut? 31. Ingår alla moduluppgraderingar och nya funktioner, eller kostar de extra när de kommer? 32. Vad är migrerings- och onboardingkostnaden som engångsbetalning?
Support och onboarding (6 frågor)
33. På vilket språk ges supporten? Hur snabbt svarar de? Finns det en kundansvarig jag kan ringa direkt? 34. Vad är svarstiden på kritiska problem (produktionen är nere) respektive vanliga frågor? 35. Hur mycket utbildning ingår i onboardingen? Är det videobaserat eller med en riktig person? 36. Kan jag få referenssamtal med befintliga kunder av min storlek och i min typ av verksamhet? 37. Har leverantören en offentlig statussida med drifttidshistorik? Hur har drifttiden sett ut de senaste 12 månaderna? 38. Finns det en kundgrupp, community eller årlig konferens där jag kan träffa andra DriveGo-användare och leverantörens team?
Hur du utvärderar svaren
Efter 2–3 demos har du ett stort datamaterial. Här är några tumregler för att tolka det. En leverantör med 30+ 'ja' och få 'nej/tillägg' är sannolikt det mest kompletta systemet. Men det innebär också att priset troligtvis är högre. En leverantör med många 'delvis' eller 'kräver tillägg' bör granskas kritiskt. Varje tilläggsmodul är en extra månadskostnad och en extra integration som kan gå sönder. Det totala priset kan snabbt överstiga allt-i-ett-leverantörens. En leverantör som inte kan svara konkret på pris- och avtalsfrågorna (27–32) är sannolikt inte redo att sälja till dig ännu. Antingen har de en säljprocess byggd på förhandling, eller så saknar de ett strukturerat erbjudande. Båda är varningssignaler. En leverantör som inte tillåter referenssamtal (punkt 36) bör du vara extra skeptisk mot. Bra leverantörer är stolta över sina kunder och presenterar dem gärna. Dåliga leverantörer döljer sina kunder.