Wechsel von Ihrem bisherigen DMS zu DriveGo
Der Wechsel von einem etablierten Dealer-Management-System ist eine weitreichende Entscheidung. Hier finden Sie den praktischen Leitfaden: was der Prozess beinhaltet, wie Sie das Risiko minimieren und was Sie hinsichtlich Zeitplan und Kosten erwarten können.
Warum wechseln Autohäuser ihr bisheriges DMS?
Viele Autohäuser und Werkstätten nutzen seit Jahren dasselbe DMS — ein bewährtes System, das nicht einfach verschwindet. Dennoch hören wir regelmäßig von Betrieben, die über einen Wechsel nachdenken. Die Gründe sind typischerweise folgende: Alles-in-einem-Positionierung. Ältere DMS-Systeme sind häufig primär auf Buchhaltung und Rechnungsstellung ausgerichtet und verfügen über starke Module für Debitoren/Kreditoren und DATEV-Export. Autohäuser, die eine vollständig integrierte Plattform für Lager, Verkauf, Werkstatt, Ersatzteile, Website und Analysen suchen, stellen jedoch fest, dass das Altsystem zusätzliche Module oder separate Anbieter erfordert. Moderne Plattform und Benutzeroberfläche. Viele ältere DMS-Lösungen haben ihren Ursprung in den 1990er-Jahren, und zahlreiche Betriebe empfinden die Oberfläche im Vergleich zu neueren Alternativen als veraltet. Mechaniker, die im Privatleben moderne Apps gewohnt sind, erwarten dasselbe am Arbeitsplatz. Integrierte Website. DriveGo verfügt über einen integrierten Website-Baukasten mit automatischer Synchronisierung des Fahrzeugbestands. Viele Altsysteme erfordern einen externen Website-Anbieter, was doppelten Pflegeaufwand und eine zusätzliche monatliche Rechnung bedeutet. Intelligence Suite. DriveGo liefert über 50 fertig konfigurierte Analysen im Enterprise-Paket. Betriebe, die gewohnt sind, eigene Berichte in Excel zu erstellen, erfahren häufig, dass die integrierten Analysen von DriveGo bessere Einblicke mit weniger Aufwand bieten.
Was Sie vor der Kontaktaufnahme vorbereiten sollten
Eine gute Migration beginnt mit guter Vorbereitung. Bevor Sie DriveGo (oder einen anderen Anbieter) kontaktieren, sollten Sie diese Punkte geklärt haben. Eine Kurzbeschreibung Ihrer wichtigsten Daten. Kunden, Bestand, offene Deals, Werkstattaufträge, Ersatzteillager, Rechnungshistorie. Wie viele Datensätze haben Sie in jeder Kategorie? Wie weit reichen Ihre Daten zurück? Eine Kurzbeschreibung Ihrer wichtigsten Arbeitsabläufe. Welche Prozesse durchlaufen Sie täglich? Welche wöchentlichen oder monatlichen Prozesse haben Sie? Welche Berichte erstellen Sie? Je klarer Sie Ihren Alltag beschreiben können, desto besser können wir beurteilen, ob DriveGo zu Ihnen passt. Eine Liste Ihrer aktuellen Integrationen und Dienstleister. Wer betreut Ihr bestehendes DMS-Setup? Haben Sie einen externen Website-Anbieter? Nutzen Sie ein separates Buchhaltungsprogramm (z. B. DATEV)? Welche spezifischen Integrationen wurden im Laufe der Jahre aufgebaut? Wir müssen das Gesamtökosystem verstehen, um eine ordentliche Migration planen zu können. Ein klares Bild Ihrer Vertragsbindungen. Haben Sie einen monatlich kündbaren Vertrag mit Ihrem aktuellen Anbieter, oder sind Sie 12–24 Monate gebunden? Das beeinflusst den optimalen Zeitpunkt für die Migration.
Was DriveGo aus Ihrem Altsystem migriert
Unsere Erfahrung mit DMS-Migrationen umfasst alle wichtigen Datentypen. Kundendatenbank. Kontaktdaten, Steuer-/Handelsregisternummern, Kundenhistorie, Kommunikationsprotokoll und individuelle Notizen. Ihre gesamte Kundenbasis wird übernommen. Fahrzeugbestand. Aktive und historische Bestandsfahrzeuge mit technischen Daten, Fotos, Beschreibungen, Preisen und Historie. Fotos und Dokumente, die einzelnen Fahrzeugen zugeordnet sind, werden ebenfalls migriert. Offene Werkstattaufträge. Laufende Werkstattarbeiten mit zugehörigen Kunden, Fahrzeugen, Zeiterfassungen, verbrauchten Teilen und Notizen. Wir ordnen die Auftragsstatus Ihres bisherigen Systems den Werkstattstatus von DriveGo zu. Verkaufshistorie. Abgeschlossene Deals, Rechnungen und zugehörige Dokumente. Dies ist wichtig für die kontinuierliche Kundenpflege und die Buchführungshistorie. Ersatzteillager. Aktuelle Bestände, Lieferanteninformationen und Preise. Wir importieren diese in das DriveGo-Ersatzteilmodul und ordnen Lieferantenintegrationen zu. Servicehistorie. Alles, was bisher an jedem Fahrzeug durchgeführt wurde — in der Regel die wichtigsten Daten für eine Werkstatt, da sie dem Mechaniker beim nächsten Besuch Kontext liefert. Was wir NICHT immer automatisch migrieren können: ältere Berichte mit individuellen Anpassungen, sehr alte PDF-Dokumente und besonders komplexe systemspezifische Felder. Wir finden stets eine Lösung — in der Regel durch Archivierung, sodass die Daten weiterhin zugänglich sind, aber nicht im täglichen System auftauchen.
Der Migrationsprozess Woche für Woche
Unser Standard-Migrationsprozess für einen typischen Betrieb erstreckt sich über 4–6 Wochen. Woche 1 — Kickoff und Scoping. Wir analysieren Ihr bestehendes Setup, Datenvolumen, Benutzeranzahl, besondere Integrationen und Ihre größten Herausforderungen. Wir erstellen einen konkreten Migrationsplan mit Meilensteinen und Go-Live-Datum. Woche 2 — Datenexport. Wir arbeiten gemeinsam mit Ihnen (oder direkt mit Ihrem bisherigen Anbieter, sofern kooperativ) am Datenexport. Die Export-Möglichkeiten variieren je nach System und Version — manche bieten klare CSV-Exporte, andere erfordern direkten Datenbankzugriff. Wir haben Erfahrung mit den meisten Situationen. Woche 3 — Import und Mapping. Die Daten werden in eine DriveGo-Testumgebung importiert. Wir ordnen die Feldstruktur Ihres Altsystems dem DriveGo-Modell zu — Kundenfelder zu Kundenfeldern, Bestandsfelder zu Bestandsfeldern usw. Besonderheiten werden notiert und Entsprechungen gefunden. Woche 4 — Test und Schulung. Ihr Team erhält Zugang zur Testumgebung. Sie führen realistische Abläufe durch — ein Fahrzeug anlegen, einen Deal eröffnen, einen Werkstattauftrag erfassen, eine Rechnung versenden. Wir identifizieren Reibungspunkte und lösen sie gemeinsam. Woche 5 — Soft Launch. DriveGo wird für den Produktivbetrieb geöffnet, während das Altsystem parallel weiterläuft. Neue Datensätze werden ab diesem Tag in DriveGo angelegt; offene Vorgänge im alten System werden dort abgeschlossen. Typischerweise 1–2 Wochen Parallelbetrieb. Woche 6 — Vollständiger Umstieg. Alle offenen Vorgänge sind migriert. Die Lizenz des Altsystems kann gekündigt werden (abhängig von Ihrem Vertrag). Ihr Team arbeitet zu 100 % in DriveGo. Für große Betriebe mit umfangreichem Datenvolumen oder komplexen Integrationen kann der Prozess 8–12 Wochen dauern. Das gibt mehr Zeit für Tests und einen schrittweiseren Übergang.
Häufige Herausforderungen bei Migrationen, die wir kennen
Nach zahlreichen DMS-Migrationen haben wir gelernt, auf folgende Bereiche besonders zu achten. GoBD-konforme Buchhaltungsanbindung. Falls Sie DATEV oder ein vergleichbares deutsches Buchhaltungssystem nutzen, ist es entscheidend, dass die DriveGo-Integration denselben GoBD-konformen Ablauf unterstützt. Wir testen dies gezielt im Rahmen der Migration. Ersatzteil-Lieferantenintegrationen. Ihr bisheriges System verfügt möglicherweise über Integrationen zu spezifischen Großhändlern, die wir nicht standardmäßig in DriveGo integriert haben. Wir klären, welche Integrationen Sie benötigen, und entwickeln diese oder finden Alternativen. Ältere Kundendaten mit Sonderzeichen. Ältere Datenbanken können Codierungsprobleme aufweisen (Umlaute, die nicht korrekt gespeichert wurden). Wir bereinigen dies beim Import, aber es ist gut, darauf vorbereitet zu sein, dass einige Datensätze ggf. manueller Korrektur bedürfen. Benutzeranpassungen. Wenn Mitarbeiter spezialisierte Ansichten, Makros oder Berichte im Altsystem erstellt haben, lohnt es sich, diese frühzeitig zu identifizieren. Einige lassen sich direkt auf DriveGo-Funktionen übertragen, andere erfordern einen neuen Lösungsansatz.
Nach der Migration: Was passiert dann?
Nach dem Go-Live beginnt die Stabilisierungsphase. Bei DriveGo handhaben wir das folgendermaßen. In den ersten 30 Tagen haben Sie intensiven Support durch unser Onboarding-Team. Täglicher Kontakt ist Standard, wenn Bedarf besteht, und wir lösen Probleme schnell. Dies ist die wichtigste Phase für die Anpassung — auch für Ihr Team, das sich an neue Arbeitsabläufe gewöhnen muss. In den folgenden 60 Tagen steht Ihnen Support mit kurzen Reaktionszeiten zur Verfügung. Wir empfehlen wöchentliche oder monatliche Check-ins, in denen wir gemeinsam durchgehen, was funktioniert, was nicht und welche Verbesserungswünsche bestehen. Nach 90 Tagen arbeiten die meisten Betriebe eigenständig in DriveGo. Zu diesem Zeitpunkt hat das Team das Altsystem meist vergessen, und DriveGo fühlt sich wie 'das System, das wir nutzen' an. Falls noch Restprobleme bestehen, handelt es sich typischerweise um einen fehlenden individuellen Bericht, eine noch nicht umgesetzte Sonderintegration oder einen Mitarbeiter, der Dinge noch auf die 'alte Art' erledigen möchte — alles Dinge, die wir gemeinsam lösen können.