Slik bytter du fra ditt gamle DMS til DriveGo
Å bytte DMS er en stor beslutning, uansett hvilket system du forlater. Her er den praktiske guiden til hva prosessen innebærer, hvordan du minimerer risikoen, og hva du kan forvente av tidslinje og kostnader.
Hvorfor vurderer forhandlere å bytte DMS?
Mange forhandlere og verksteder har brukt sitt nåværende system i årevis – og noen systemer har solid funksjonalitet innenfor enkeltområder som fakturering, debitor/kreditor og regnskap. Men vi hører jevnlig fra forhandlere som vurderer å bytte. Begrunnelsene er typisk: Alt-i-ett-posisjonering. Noen eldre DMS-løsninger er sterke på enkeltmoduler, men forhandlere som vil ha en samlet plattform der lager, salg, verksted, reservedeler, nettside og analyser er integrert fra start, opplever at de trenger flere moduler eller separate leverandører. Moderne plattform og UX. Eldre systemer har ofte grensesnitt som føles utdaterte sammenlignet med nyere alternativer. Mekanikere som er vant til mobilapper privat, forventer det samme på jobb. Integrert nettside. DriveGo har en innebygd nettsidebygger med automatisk synkronisering av lagerbiler. Mange eldre systemer krever en ekstern nettsideleverandør, noe som betyr dobbelt vedlikehold og en ekstra månedlig faktura. Intelligence Suite. DriveGo leveres med 55 ferdigbygde analyser i Enterprise-pakken. Forhandlere som er vant til å bygge egne rapporter i Excel, opplever ofte at Drivecos innebygde analyser gir bedre innsikt med mindre arbeid.
Hva du bør forberede før du tar kontakt
En god migrasjon starter med god forberedelse. Før du kontakter DriveGo (eller en annen leverandør), bør du ha disse tingene klare. En kortliste over viktige data. Kunder, lager, åpne deals, arbeidsordrer, reservedelslager, fakturahistorikk. Hvor mange poster har du i hver kategori? Hvor langt tilbake går dataene dine? En kortliste over viktige arbeidsflyter. Hvilke prosesser gjennomfører du hver dag? Hvilke ukentlige eller månedlige prosesser har du? Hvilke rapporter kjører du? Jo tydeligere du kan beskrive hverdagen din, jo bedre kan vi vurdere om DriveGo passer. En liste over nåværende integrasjoner og leverandører. Hvem håndterer ditt nåværende systemoppsett? Har du en ekstern nettsideleverandør? Bruker du et separat regnskapsprogram? Hvilke spesialintegrasjoner har dere bygget opp gjennom årene? Vi må forstå hele økosystemet for å planlegge en skikkelig migrasjon. En klar forståelse av dine bindinger og kontrakter. Har du en måned-til-måned-kontrakt, eller er du bundet i 12–24 måneder? Dette påvirker når det er best å migrere.
Hva DriveGo migrerer fra ditt nåværende system
Vårt onboarding-team har erfaring med migrasjon fra en rekke DMS-systemer og kan automatisk overføre de viktigste datatypene. Kundedatabase. Kontaktopplysninger, organisasjonsnummer/personnummer, kundehistorikk, kommunikasjonslogg og eventuelle spesialnoteringer. Hele kundebasen din kommer med. Lagerbiler. Aktive og historiske lagerbiler med tekniske data, bilder, beskrivelser, priser og historikk. Hvis du har bilder eller dokumenter knyttet til hver bil, migreres disse også. Åpne arbeidsordrer. Pågående verkstedsarbeid med tilknyttede kunder, biler, tidsregistreringer, brukte deler og noter. Vi mapper statusene fra ditt nåværende system til Drivecos verkstedsstatus. Salgshistorikk. Avsluttede deals, fakturaer og relaterte dokumenter. Dette er viktig for løpende kundekontakt og regnskapshistorikk. Reservedelslager. Nåværende beholdning, leverandørinformasjon og priser. Vi importerer dem til Drivecos reservedelsmodul og mapper leverandørintegrasjoner. Servicehistorikk. Alt som tidligere er gjort på hver bil – typisk de viktigste dataene for et verksted fordi de gir mekanikeren kontekst ved neste besøk. Det vi IKKE alltid kan migrere automatisk er: eldre rapporter med spesialtilpasninger, svært gamle PDF-dokumenter og særlig komplekse systemspesifikke felter. Vi finner alltid en løsning – typisk ved arkivering slik at dataene fortsatt er tilgjengelige, bare ikke i det daglige systemet.
Migrasjonsproessen uke for uke
Vår standard migrasjonsprosess for nye kunder strekker seg over 4–6 uker for en typisk forhandler. Uke 1 – Kickoff og scoping. Vi gjennomgår ditt nåværende oppsett, datavolum, antall brukere, eventuelle spesialintegrasjoner og de største frustrasjonene dine. Vi lager en konkret migrasjonsplan med milepæler og dato for go-live. Uke 2 – Dataeksport. Vi samarbeider med deg (eller direkte med din nåværende leverandør om de er samarbeidsvillige) om å eksportere data. Eksportmulighetene varierer avhengig av system og versjon – noen har tydelige CSV-eksporter, andre krever direkte databasetilgang. Vi har erfaring med de fleste situasjoner. Uke 3 – Import og mapping. Dataene importeres til et DriveGo-testmiljø. Vi mapper feltstrukturen fra det gamle systemet til Drivecos modell – kundefelter til kundefelter, lagerfelter til lagerfelter osv. Eventuelle spesialiseringer noteres og det finnes ekvivalenter. Uke 4 – Test og opplæring. Teamet ditt får tilgang til testmiljøet. Dere gjennomfører realistiske flyter – opprette en bil, åpne en deal, registrere en arbeidsordre, sende en faktura. Vi identifiserer friksjon og løser den sammen. Uke 5 – Soft launch. DriveGo åpnes for produksjon, men det gamle systemet kjøres parallelt. Nye poster opprettes i DriveGo fra denne dagen, mens åpne saker i det gamle systemet lukkes ut. Typisk 1–2 ukers soft launch. Uke 6 – Full overgang. Alle åpne saker er migrert. Den gamle lisensen kan sies opp (avhengig av kontrakten din). Teamet kjører 100 % i DriveGo. For store forhandlere med mye data eller komplekse integrasjoner kan prosessen ta 8–12 uker. Det gir mer tid til testing og en mer gradvis overgang.
Vanlige utfordringer vi har sett ved DMS-migrasjoner
Etter mange migrasjoner har vi lært å være oppmerksomme på disse områdene. Regnskaps- og fakturaflyt. Noen systemer har sterk funksjonalitet rundt elektronisk fakturering, for eksempel EHF (elektronisk handelsformat) til offentlige etater i Norge. Hvis du selger til det offentlige, er det avgjørende at Drivecos regnskapsintegrasjon håndterer samme flyt. Vi tester dette spesifikt under migrasjonen. Reservedelsleverandørintegrasjoner. Det gamle systemet kan ha integrasjoner til spesifikke grossister vi ikke har innebygd i DriveGo. Vi undersøker hvilke integrasjoner du trenger og bygger dem eller finner workarounds. Gamle kundedata med spesialtegn. Eldre databaser kan ha kodingsproblemer (æ, ø, å som ikke er riktig lagret). Vi rydder opp i dette under import, men det er greit å være forberedt på at noen poster kan kreve manuell korrigering. Brukertilpasninger. Hvis brukere har bygget spesialiserte visninger, makroer eller rapporter i det gamle systemet, er det verdt å identifisere disse tidlig. Noen kan mappes direkte til Drivecos funksjonalitet, andre krever en ny måte å løse samme problem på.
Etter migrasjonen: hva skjer da?
Etter go-live kommer stabiliseringsperioden. Hos DriveGo håndterer vi det slik. De første 30 dagene har du intensiv støtte fra vårt onboarding-team. Daglig kontakt er standard ved behov, og vi løser problemer raskt. Dette er den viktigste perioden for tilpasning – også for teamet ditt, som må venne seg til nye arbeidsflyter. De neste 60 dagene har du tilgjengelig støtte med rask svartid. Vi anbefaler ukentlig eller månedlig sjekk-inn der vi gjennomgår hva som fungerer, hva som ikke gjør det, og eventuelle forbedringsønsker. Etter 90 dager kjører de fleste forhandlere og verksteder selvstendig i DriveGo. På dette tidspunktet har teamet ofte glemt det gamle systemet, og DriveGo føles som «systemet vi bruker». Hvis det er gjenværende problemer, er det typisk enten en manglende tilpasset rapport, en spesialintegrasjon vi ikke har bygget ennå, eller en bruker som fortsatt ønsker å gjøre ting på «den gamle måten». Alt sammen noe vi kan jobbe oss gjennom sammen.