Migration fra Helios Auto til DriveGo
Helios Auto har en solid position i skandinavisk autobranche, og migration derfra er en stor beslutning. Her er den praktiske guide til hvad processen indebærer, hvordan du minimerer risikoen, og hvad du kan forvente af tidslinje og omkostninger.
Hvorfor overvejer forhandlere at skifte fra Helios?
Helios Auto har 30 års historie og over 1.500 værksteder i Skandinavien — et solidt brand der ikke bare forsvinder. Men vi hører stadig regelmæssigt fra forhandlere og værksteder der overvejer at skifte. Begrundelserne er typisk: Alt-i-en positionering. Helios positionerer sig primært omkring økonomistyring og har stærke moduler til fakturering, debitor/kreditor og E-faktura. Men forhandlere der vil have en samlet platform hvor lager, salg, værksted, reservedele, hjemmeside og analyser er integreret fra start, oplever at Helios kræver flere moduler eller separate leverandører. Moderne platform og UX. Helios har sin historie tilbage til 1990'erne, og mange forhandlere oplever at grænsefladen føles gammeldags sammenlignet med nyere alternativer. Mekanikere der er vant til mobile apps på deres privatliv forventer det samme på arbejdet. Integreret hjemmeside. DriveGo har en indbygget hjemmesidebygger med automatisk synkronisering af lagerbiler. Helios kræver typisk en ekstern hjemmeside-leverandør, hvilket betyder dobbelt vedligehold og en ekstra månedlig faktura. Intelligence Suite. DriveGo leveres med 55 færdigbyggede analyser i Enterprise-pakken. Forhandlere der er vant til at bygge sine egne rapporter i Excel oplever ofte at DriveGo's indbyggede analyser giver bedre indsigt med mindre arbejde.
Hvad du skal forberede før kontakt
En god migration starter med god forberedelse. Før du kontakter DriveGo (eller nogen anden leverandør), bør du have disse ting klar. En kortliste over dine vigtigste data. Kunder, lager, åbne deals, arbejdsordrer, reservedele-lager, fakturahistorik. Hvor mange records har du i hver kategori? Hvor langt tilbage går dine data? En kortliste over dine vigtigste workflows. Hvilke processer går du igennem hver dag? Hvilke ugentlige eller månedlige processer har du? Hvilke rapporter kører du? Jo tydeligere du kan beskrive din hverdag, jo bedre kan vi evaluere om DriveGo matcher. En liste over dine nuværende integrationer og leverandører. Hvem håndterer dit Helios-setup? Har du en ekstern hjemmeside-leverandør? Bruger du et separat regnskabsprogram? Hvilke specialintegrationer har I bygget op gennem årene? Vi skal forstå det samlede økosystem for at kunne planlægge en ordentlig migration. En klar forståelse af dine bindinger og kontrakter. Har du en måned-til-måned kontrakt med Helios, eller er du bundet i 12-24 måneder? Dette påvirker hvornår det bedste tidspunkt at migrere er.
Hvad DriveGo migrerer fra Helios Auto
Vores erfaring med Helios-migrationer dækker alle de vigtigste datatyper. Kundedatabase. Kontaktoplysninger, CVR/CPR, kundehistorik, kommunikationslog, og eventuelle specialnoter. Hele din kundebase kommer med. Lagerbiler. Aktive og historiske lagerbiler med tekniske data, fotos, beskrivelser, priser og historik. Hvis du har fotos eller dokumenter bundet til hver bil, bliver de også migreret. Åbne arbejdsordrer. Igangværende værkstedsarbejde med tilknyttede kunder, biler, tidsregistreringer, forbrugte dele, og noter. Vi mapper Helios' arbejdsordre-stadier til DriveGo's værkstedsstatus. Salgshistorik. Afsluttede deals, fakturaer og relaterede dokumenter. Dette er vigtigt for kontinuerlig kundekontakt og bogføringshistorik. Reservedele-lager. Aktuelle beholdninger, leverandørinformation, og priser. Vi importerer dem til DriveGo's reservedele-modul og mapper leverandør-integrationer. Service-historik. Alt der tidligere er blevet lavet på hver bil — typisk den vigtigste data for et værksted fordi den giver mekanikeren kontekst ved næste besøg. Det vi IKKE altid kan migrere automatisk er: ældre rapporter med specialtilpasninger, meget gamle PDF-dokumenter, og særligt komplekse Helios-specifikke felter. Vi finder altid en løsning — typisk ved arkivering så dataen stadig er tilgængelig, bare ikke i det daglige system.
Migrations-processen uge for uge
Vores standard migrations-proces for Helios-kunder strækker sig over 4-6 uger for en typisk forhandler. Uge 1 — Kickoff og scoping. Vi gennemgår dit Helios-setup, datavolumen, antal brugere, særlige integrationer, og dine største frustrationer. Vi laver en konkret migrations-plan med milepæle og dato for go-live. Uge 2 — Dataeksport. Vi arbejder sammen med dig (eller direkte med Helios hvis de er samarbejdsvillige) om at eksportere data. Helios' eksport-muligheder varierer afhængig af version — nogle har klare CSV-eksporter, andre kræver direkte database-adgang. Vi har erfaring med de fleste situationer. Uge 3 — Import og mapping. Dataen importeres til et DriveGo test-miljø. Vi mapper Helios' feltstruktur til DriveGo's model — kunde-felter til kunde-felter, lager-felter til lager-felter, osv. Hvis der er specialiseringer, noterer vi dem og finder ækvivalenter. Uge 4 — Test og oplæring. Dit team får adgang til test-miljøet. I gennemfører realistiske flows — oprette en bil, åbne en deal, registrere en arbejdsordre, sende en faktura. Vi identificerer friktioner og løser dem sammen. Uge 5 — Soft launch. DriveGo åbnes for produktion, men Helios kører parallelt. Nye records opretttes i DriveGo fra denne dag, mens åbne sager i Helios lukkes ud. Typisk 1-2 ugers soft launch. Uge 6 — Full cutover. Alle åbne sager er migreret. Helios-licensen kan opsiges (afhængig af din kontrakt). Dit team kører 100% i DriveGo. For store forhandlere med meget data eller komplekse integrationer kan processen tage 8-12 uger. Det giver mere tid til test og mere gradvis overgang.
Specifikke Helios-udfordringer vi har set
Efter flere Helios-migrationer har vi lært at være opmærksomme på disse områder. E-faktura flowet. Helios har stærk funktionalitet omkring elektronisk fakturering (E-faktura til det offentlige, EAN-numre). Hvis du sælger til det offentlige, så er det afgørende at DriveGo's e-conomic-integration håndterer samme flow. Vi tester det specifikt under migrationen. Reservedele-leverandør integrationer. Helios kan have integrationer til specifikke danske grossister vi ikke har indbygget i DriveGo. Vi undersøger hvilke integrationer du har brug for og bygger dem eller finder workarounds. Gamle kundedata med specialkarakterer. Ældre Helios-databaser kan have kodning-problemer (ÆØÅ der ikke er ordentligt lagret). Vi rydder op i det under import, men det er godt at være forberedt på at nogle poster måske kræver manuel rettelse. Brugertilpasninger. Hvis I har brugere der har bygget specialiserede visninger, makros, eller rapporter i Helios, så er det værd at identificere dem tidligt. Nogle kan mappes direkte til DriveGo's funktionalitet, andre kræver en ny måde at løse det samme problem på.
Efter migrationen: hvad sker der så?
Efter go-live kommer stabiliserings-perioden. Hos DriveGo håndterer vi det sådan. De første 30 dage har du intensiv support fra vores onboarding-team. Daglig kontakt er standard hvis der er behov, og vi løser problemer hurtigt. Det er den vigtigste periode for tilpasning — også for dit team, der skal vænne sig til nye workflows. De næste 60 dage har du tilgængelig support med hurtig svartid. Vi anbefaler ugentlig eller månedlig check-in hvor vi gennemgår hvad der fungerer, hvad der ikke gør, og eventuelle forbedringsønsker. Efter 90 dage kører de fleste forhandlere og værksteder selvstændigt i DriveGo. På dette tidspunkt har teamet ofte glemt Helios og DriveGo føles som 'det system vi bruger'. Hvis der er restproblemer, typisk er det enten manglende custom rapport, en specialintegration vi ikke har bygget endnu, eller en bruger der stadig ønsker at gøre tingene på 'Helios-måden'. Alt sammen ting vi kan arbejde os igennem sammen.