Så byter du från ditt nuvarande DMS till DriveGo
Att byta DMS är ett stort beslut, oavsett vilket system du lämnar. Här är den praktiska guiden till vad migrationen innebär, vad du behöver förbereda, och hur du minimerar risken för att något går fel i övergången.
Varför byter bilhandlare DMS-system?
Vi hör samma motiveringar från bilhandlare som funderar på att byta DMS. Typiskt handlar det om tre saker. Den första är verkstadsmodul. Många äldre DMS-lösningar är primärt byggda kring försäljning och kundhantering. Bilhandlare med eget verkstad upplever att de måste jonglera med ett system på säljsidan och ett separat verkstadsprogram på servicesidan. Det fungerar — men det är omständligt, och datan hänger inte ihop. Den andra är modern plattform. Äldre DMS-system har sina rötter i gammal teknik, och för bilhandlare som vill ha en 100 % webbaserad plattform med dedikerad mobilapp för mekaniker och säljare är det en verklig friktion. Den tredje är allt-i-ett. Moderna bilhandlare vill ha lager, försäljning, CRM, verkstad, reservdelar, webbplats och analyser i ett system med en licens. Äldre DMS-strukturer kan göra det svårt att samla allt utan separata leverantörer.
Vad du behöver förbereda innan migrationen
Innan du kontaktar en ny leverantör bör du ha dessa saker på plats internt. Gör en lista över all data som är viktig för dig. Kunddatabas, lagerbilar (aktiva och historiska), öppna affärer i pipelinen, försäljningshistorik, inbyten, kontrakt och dokument. Ju tydligare du är på vad du har, desto enklare blir migrationen. Förstå ditt nuvarande arbetsflöde. Vilka steg går du igenom för att lägga upp en kund, göra en affär, hantera ett inbyte, stänga en försäljning? Skriv ned det. Det gör det lättare att utvärdera om det nya systemet kan hantera samma flöden — eller om du behöver justera processerna. Notera dina frustrationer med det nuvarande systemet. Vad fungerar inte? Vilka workarounds har du byggt upp under åren? Det är de områden där du behöver vara särskilt uppmärksam i det nya systemet, både vid utvärdering och vid upplärning.
Vad DriveGo kan migrera från ditt nuvarande system
Vårt onboarding-team har erfarenhet av migrationer från de flesta vanliga DMS-lösningar och kan automatiskt överföra merparten av din data. Kunddatabas: namn, kontaktuppgifter, organisationsnummer, personnummer (där relevant), kundhistorik, anteckningar och taggar. Hela din kundbas följer med. Lagerbilar: aktiva och historiska lagerbilar med tekniska data, foton, beskrivningar, priser, köp/försäljningshistorik och statushistorik. Allt du har i ditt nuvarande lager överförs. Öppna affärer: pågående säljmöjligheter och pipeline-poster med deras nuvarande status, kopplade kunder, inbyten och dokument. Vi mappar ditt befintliga systems affärssteg till DriveGo's 7-stegs pipeline så att alla ärenden fortsätter där de slutade. Försäljningshistorik: avslutade affärer, fakturor och relaterade dokument. Detta är viktigt för framtida kundkontakt och för bokföringshistorik. Inbyten: alla inbytesregistreringar med värderingar, skick och köparhistorik. Det vi INTE migrerar automatiskt är specialanpassade rapporter, komplexa egna fält och mycket gamla PDF-dokument. Dessa saker arkiveras vanligtvis på ett sätt där de fortfarande är tillgängliga, men lever inte i den dagliga DriveGo-miljön.
Migrationstidslinjen
För en typisk svensk bilhandlare med måttlig datavolym ser tidslinjen ut så här. Vecka 1 — Kickoff. Vi går igenom ert nuvarande DMS-setup, antal användare, datavolym och eventuella särskilda integrationer. Vi gör en migrationsplan med konkreta milstolpar. Vecka 2 — Dataexport. Vi arbetar tillsammans med er (och vid behov er nuvarande leverantör) om att exportera data från det befintliga systemet. Det kan ta allt från några timmar till flera dagar beroende på systemets exportmöjligheter och datavolym. Vecka 3 — Import och mappning. Vi importerar data till en testmiljö i DriveGo och mappar fält från det gamla systemet till DriveGo's struktur. Vi visar er den importerade miljön och eventuella korrigeringar som behöver göras. Vecka 4 — Upplärning och test. Ert team får tillgång till testmiljön och genomför ett antal realistiska testflöden: lägga upp en bil, hantera en affär, skriva ut ett kontrakt. Vi arbetar tillsammans för att lösa eventuell friktion. Vecka 5–6 — Go-live med parallell drift. Vi tar DriveGo i produktion men låter det gamla systemet vara öppet under en övergångsperiod så att inga öppna ärenden faller mellan stolarna. Typiskt räcker 2–4 veckors parallell drift. För större bilhandlare eller komplexa setup kan hela processen ta 8–12 veckor. För mindre bilhandlare med liten datamängd kan det gå på så lite som 2–3 veckor.
Vad som kan gå fel — och hur vi undviker det
I vår erfarenhet är de tre vanligaste problemen vid migrationer: Dataexport från det gamla systemet misslyckas eller är ofullständig. Samarbetsvilligheten från befintliga leverantörer varierar. Vi har workarounds för de flesta situationer, men du bör vara förberedd på att exporten kan ta längre tid än förväntat och eventuellt kräva direkt kontakt med din nuvarande leverantör. Teamet är inte redo att byta. Även det bästa systemet misslyckas om användarna inte har lärt sig det. Vi investerar tungt i onboarding med rollbaserad upplärning — säljare lär sig säljmodulen, mekaniker lär sig Android-appen, administratörer lär sig rapporter. Vi rekommenderar att ni planerar in extra tid den första veckan efter go-live så att teamet kan anpassa sig. Flödet är annorlunda än förväntat. Ibland upptäcker vi under test att ett specifikt arbetsflöde i det gamla systemet inte mappar 1:1 till DriveGo. Det är inget problem — vi hittar typiskt ett likvärdigt eller till och med bättre sätt att göra det på. Men det kräver flexibilitet och dialog under testfasen.
Efter go-live: vad händer sedan?
Efter go-live och de första 2–4 veckornas parallella drift börjar en stabiliseringsperiod. Här är vad du kan förvänta dig. De första 30 dagarna har du intensiv support från DriveGo's onboarding-team. Vi är tillgängliga för frågor varje dag och kan åtgärda problem snabbt. Det är den viktigaste perioden för anpassning. Efter 30 dagar övergår du till ordinarie support. Svarstiden är fortfarande snabb, men du behöver typiskt inte daglig kontakt. I stället har vi en månatlig uppföljning där vi går igenom vad som fungerar, vad som inte gör det, och eventuella förbättringsönskemål. Efter 90 dagar förväntar vi oss att teamet kör självständigt i DriveGo. Vid den tidpunkten kan det gamla systemet stängas helt och ni kan säga upp den gamla licensen. Vissa bilhandlare väljer att hålla det gamla systemet öppet lite längre för nostalgins skull eller som backup, men det är sällan nödvändigt i praktiken.