Sådan skifter du fra AutoIT til DriveGo
At skifte DMS er en stor beslutning, især fra et etableret system som AutoIT's AutoDesktop. Her er den praktiske guide til hvad migrationen indebærer, hvad du skal forberede, og hvordan du minimerer risikoen for at noget går galt i overgangen.
Hvorfor skifter forhandlere fra AutoIT?
Vi hører de samme begrundelser fra forhandlere der overvejer at skifte fra AutoIT. Typisk handler det om tre ting. Den første er værkstedsmodul. AutoDesktop er primært bygget omkring salgs- og kundehåndtering. Forhandlere med eget værksted oplever at de skal jonglere AutoDesktop på salgssiden og et separat værkstedsprogram på servicesiden. Det virker — men det er besværligt, og dataen hænger ikke sammen. Den anden er moderne platform. AutoDesktop har sin historie i ældre teknologi, og for forhandlere der vil have en 100% web-baseret platform med dedikeret mobil-app til mekanikere og sælgere, er det en reel friktion. Den tredje er alt-i-en. Moderne forhandlere vil have lager, salg, CRM, værksted, reservedele, hjemmeside og analyser i ét system med én licens. AutoDesktop's struktur kan gøre det svært at få alt samlet uden separate leverandører.
Hvad du skal forberede før migration
Inden du kontakter en ny leverandør, bør du have disse ting på plads internt. Lav en liste over alle de data der er vigtige for dig. Kundedatabase, lagerbiler (aktive og historiske), åbne deals i pipelinen, salgshistorik, indbytninger, kontrakter og dokumenter. Jo klarere du er på hvad du har, jo lettere bliver migrationen. Forstå din nuværende arbejdsflow. Hvilke skridt går du igennem for at oprette en kunde, lave en deal, håndtere en indbytning, lukke et salg? Skriv det ned. Det gør det lettere at evaluere om det nye system kan håndtere de samme flows — eller om du skal justere processerne. Notér dine frustrationer med det nuværende system. Hvad fungerer ikke? Hvilke workarounds har du bygget op gennem årene? Det er de områder hvor du skal være særligt opmærksom i det nye system, både i evalueringen og i oplæringen.
Hvad DriveGo kan migrere fra AutoDesktop
Vores onboarding-team har erfaring med migration fra AutoIT's AutoDesktop og kan automatisk overføre størstedelen af din data. Kundedatabase: navn, kontaktoplysninger, CVR, CPR (hvor relevant), kundehistorik, noter og tags. Hele din kundebase kommer med. Lagerbiler: aktive og historiske lagerbiler med tekniske data, fotos, beskrivelser, priser, køb/salgshistorik, og status-historik. Alt hvad du har i dit nuværende lager overføres. Åbne deals: igangværende salgsmuligheder og pipeline-poster med deres nuværende status, tilknyttede kunder, indbytninger og dokumenter. Vi mapper AutoDesktop's deal-stadier til DriveGo's 7-trins pipeline så alle sager fortsætter hvor de slap. Salgshistorik: afsluttede deals, fakturaer, og relaterede dokumenter. Dette er vigtigt for fremtidig kundekontakt og for bogføringshistorik. Indbytninger: alle trade-in registreringer med værdiansættelser, tilstand og køberhistorik. Det vi IKKE migrerer automatisk er specialtilpassede rapporter, komplekse custom felter, og meget gamle PDF-dokumenter. Disse ting bliver typisk arkiveret i en måde hvor de stadig er tilgængelige, men ikke lever i det daglige DriveGo-miljø.
Migrations-tidslinjen
For en typisk dansk forhandler med moderat datavolumen ser tidslinjen sådan ud. Uge 1 — Kickoff. Vi gennemgår jeres nuværende AutoDesktop-setup, antal brugere, datavolumen, og eventuelle særlige integrationer. Vi laver en migrations-plan med konkrete milepæle. Uge 2 — Dataeksport. Vi arbejder sammen med jer (eller AutoIT, hvis de er samarbejdsvillige) om at eksportere data fra AutoDesktop. Dette kan være alt fra et par timer til flere dage afhængigt af systemets eksport-muligheder og datavolumen. Uge 3 — Import og mapping. Vi importerer data til et test-miljø i DriveGo og mapper AutoDesktop-felter til DriveGo-struktur. Vi viser dig det importerede miljø og rettelser der evt. skal laves. Uge 4 — Oplæring og test. Dit team får adgang til test-miljøet og gennemfører en række realistiske test-flows: oprette en bil, håndtere en deal, printe en kontrakt. Vi arbejder sammen om at løse friktion. Uge 5-6 — Go-live med parallel drift. Vi tager DriveGo i produktion, men lader AutoDesktop være åbent i en overgangsperiode så ingen åbne sager falder mellem stolene. Typisk 2-4 uger parallel drift er tilstrækkeligt. For større forhandlere eller komplekse setups kan hele processen tage 8-12 uger. For mindre forhandlere med små datasæt kan det være så lavt som 2-3 uger.
Hvad der kan gå galt — og hvordan vi undgår det
I vores erfaring er de tre mest almindelige problemer ved migration: Dataeksport fra det gamle system fejler eller er ufuldstændig. AutoIT har kontrol over eksport-processen fra deres side, og samarbejdsvilligheden varierer. Vi har workarounds for de fleste situationer, men du bør være forberedt på at eksporten kan tage længere tid end forventet og evt. kræve direkte kontakt til AutoIT. Teamet er ikke klar til at skifte. Selv det bedste system fejler hvis brugerne ikke har lært det. Vi investerer tung i onboarding med rollebaseret oplæring — sælgere lærer salgsmodulet, mekanikere lærer appen, administratorer lærer rapporter. Vi anbefaler at I planlægger ekstra tid den første uge efter go-live så teamet kan tilpasse sig. Flowet er anderledes end forventet. Nogle gange opdager vi under test at en specifik workflow i AutoDesktop ikke mapper 1:1 til DriveGo. Det er ikke et problem — vi finder typisk en ækvivalent eller endda bedre måde at gøre det på. Men det kræver fleksibilitet og dialog i test-fasen.
Efter go-live: hvad sker der så?
Efter go-live og de første 2-4 ugers parallel drift starter en stabiliserings-periode. Her er hvad du kan forvente. De første 30 dage har du intensiv support fra DriveGo's onboarding-team. Vi er tilgængelige for spørgsmål hver dag og kan rette problemer hurtigt. Det er den vigtigste periode for tilpasning. Efter 30 dage overgår du til almindelig support. Responstiden er stadig hurtig, men du vil typisk ikke have brug for daglig kontakt. I stedet har vi en månedlig check-in hvor vi gennemgår hvad der fungerer, hvad der ikke gør, og eventuelle forbedringsønsker. Efter 90 dage forventer vi at teamet kører selvstændigt i DriveGo. På dette tidspunkt kan AutoDesktop lukkes helt og I kan opsige den gamle licens. Nogle forhandlere vælger at have AutoDesktop åbent lidt længere for nostalgi eller backup, men det er sjældent nødvendigt i praksis.