10 spørgsmål du bør stille, før du vælger værkstedssystem
Et værkstedssystem er ikke en app, du prøver en uge og sletter igen. Det bliver stedet, hvor dine kunder, biler, fakturaer og historik bor i årevis. Her er de spørgsmål, du bør stille enhver leverandør — også os — før du flytter ind.
Hvem står bag — og hvor mange er I?
Spørg efter firmanavn, CVR og hvor mange der arbejder på systemet. Et værkstedssystem skal vedligeholdes i mange år: nye momsregler, nye regnskabs-API'er, sikkerhedsopdateringer. Hvis svaret er én person ved siden af et andet fuldtidsjob, så spørg, hvad der sker med dine data den dag, vedkommende ikke har tid længere. DriveGos svar: DriveGo drives af A. A. Solutions, CVR 38486446. Firmaoplysningerne står i bunden af hver side på drivego.dk og i handelsbetingelserne.
Hvor ligger mine data fysisk?
Kunde- og køretøjsdata er personoplysninger. Du har som dataansvarlig pligt til at vide, hvilket land de ligger i, og hvem der har adgang. Bed om en liste over underleverandører. DriveGos svar: Applikation og database kører i EU-region hos Railway, filer ligger hos Cloudflare R2. Den fulde liste over underdatabehandlere står i vores databehandleraftale, som er offentlig på /databehandleraftale.
Får jeg en databehandleraftale?
Uden en databehandleraftale (GDPR art. 28) behandler leverandøren dine kunders oplysninger uden aftalegrundlag — og det er dit ansvar, ikke deres. Spørg, om aftalen findes på skrift, før du overfører én eneste kunde. DriveGos svar: Ja. Databehandleraftalen er en del af samarbejdet og kan læses i fuld længde på drivego.dk, før du skriver under på noget.
Hvad sker der med mine data, hvis jeg opsiger?
Det vigtigste spørgsmål, og det der sjældnest bliver stillet. Kan du få alt med dig — kunder, biler, historik, fakturaer — i et format, du kan bruge andre steder? Eller er du låst, fordi det er for besværligt at flytte? DriveGos svar: Ved ophør vælger du selv, om vi skal tilbagelevere eller slette dine oplysninger, og vi bekræfter det skriftligt. Det står i databehandleraftalens pkt. 9, ikke bare i en mail.
Tager I backup — og ligger den samme sted som systemet?
En backup, der ligger på samme server som systemet, er ikke en backup. Spørg, hvor ofte der tages kopi, og om den opbevares et andet sted end hos hostingleverandøren. DriveGos svar: Databasen sikkerhedskopieres regelmæssigt hos hostingleverandøren, og derudover tages der dagligt en komplet kopi af både database og filer, som opbevares uden for hostingleverandøren.
Udsteder systemet selv fakturaer — eller kræver det et regnskabsprogram?
Nogle værkstedssystemer sender arbejdskortet videre til e-conomic, Billy eller Dinero og lader regnskabsprogrammet lave fakturaen. Det betyder, at du skal have (og betale for) et regnskabsabonnement for overhovedet at kunne fakturere, og at rykkere, fakturanumre og betalingsstatus bor et andet sted end arbejdskortet. DriveGos svar: DriveGo udsteder selv fakturaen med egen nummerserie, PDF, betalingsstatus og rykkere — og bogfører den derefter automatisk i e-conomic, Dinero eller Uniconta, hvis du bruger et af dem. Du kan fakturere fra dag ét, også uden regnskabsintegration.
Hvad koster det reelt, når alt er med?
Læg grundprisen sammen med det, du ikke kan undvære: regnskabsabonnement hvis systemet ikke selv fakturerer, SMS, nummerpladeopslag, ekstra brugere, lagermodul. Først da kan du sammenligne to tilbud. DriveGos svar: Værkstedslinjen starter fra 1.295 kr/md ekskl. moms, afregnet kvartalsvis forud, med nummerpladeopslag inkluderet. SMS og MitID-underskrifter afregnes pr. stk. Alle tal står på /priser — der er ingen tal, du først ser på fakturaen.
Kan flere mekanikere arbejde i systemet samtidig — med hver deres rolle?
Så snart I er mere end én, har I brug for roller (hvem må se priser, hvem må fakturere), tidsregistrering pr. mekaniker og en planlægning, der viser hvem der laver hvad hvornår. Spørg, om det er med, eller om systemet reelt er bygget til én bruger. DriveGos svar: Roller og rettigheder, tidsregistrering pr. mekaniker fra telefon eller delt værksteds-PC, og en planlægningstavle med træk-og-slip er en del af værkstedsmodulet.
Hvem har været med til at bygge det?
«Bygget af en mekaniker» lyder godt, men ét værksted har én måde at arbejde på. Spørg i stedet, hvor mange forskellige værksteder der bruger systemet i daglig drift, og hvor hurtigt deres ønsker bliver til funktioner. DriveGos svar: DriveGo udvikles i daglig drift sammen med lastvognsværksteder, autoværksteder og udkørende mekanikere. Ønsker fra værkstedsgulvet lander typisk i næste opdatering, ikke i en backlog. Vi fortæller gerne mere om, hvem vi arbejder med, i en demo.
Hvem svarer, når det går galt mandag morgen kl. 7?
Spørg, hvordan support foregår: en mailadresse, et telefonnummer, en fast kontaktperson? Og spørg, hvad der sker, når leverandøren holder ferie. DriveGos svar: Vi onboarder personligt, og du får en fast kontaktperson. Vi lover ikke en garanteret oppetidsprocent — det står ærligt i handelsbetingelserne — men vi overvåger driften løbende, og du kan altid nå et menneske.
Stil spørgsmålene til os også
Vi har lavet listen, fordi vi gerne vil måles på den. Tag den med til demoen — og tag den med til de andre, du overvejer. Ansøg om adgang, så gennemgår vi svarene sammen med udgangspunkt i dit værksted.