Bogføring på autoværksted: fra arbejdskort til regnskab uden dobbeltarbejde
På de fleste værksteder er bogføringen ikke svær — den er bare dobbelt. Timer og dele står på arbejdskortet, og bagefter skal det hele tastes ind igen i regnskabsprogrammet. Her er, hvordan du får arbejdskort, faktura og regnskab til at hænge sammen, og hvad du bør kræve af dit værkstedsprogram.
Hvor går bogføringen typisk galt på et værksted?
Problemet er sjældent selve bogføringen, men overgangen fra værkstedsgulvet til kontoret. Timer bliver skrevet på papir eller i et system, dele bliver hentet fra lageret uden at blive registreret, og fakturaen bliver lavet i ét program og tastet ind igen i regnskabsprogrammet. Hver overgang er et sted, hvor noget kan blive glemt: en dels pris, en ekstra halv time, et miljøtillæg eller en kreditnota, der aldrig når bogholderen. Det koster penge, og det koster tid ved hver måneds- og momsafslutning.
Fakturaen skal komme fra arbejdskortet
Den sikreste vej er, at fakturaen dannes direkte fra arbejdskortet. Så er det de samme timer, de samme dele og de samme tillæg, der står på kortet, som kunden betaler for. I DriveGo udsteder værkstedet selv fakturaen med egen nummerserie, PDF og betalingsstatus. Timer fra stemplingen, dele fra lageret og automatiske tillæg — for eksempel miljøtillæg — lægges på uden at nogen skal taste dem igen. Du kan fakturere fra dag ét, også uden en regnskabsintegration.
Automatisk overførsel til e-conomic, Dinero eller Uniconta
Bruger du et regnskabsprogram, skal fakturaen ikke tastes ind en gang til. DriveGo bogfører fakturaen i e-conomic, Dinero eller Uniconta, så debitor, linjer og moms lander det rigtige sted. Til Uniconta er DriveGo en godkendt app med direkte kobling. Til e-conomic og Dinero sættes forbindelsen op pr. kunde under opstarten. Før den tændes, gennemgår vi kontoplan og momskoder sammen, så hver linjetype — arbejdsløn, dele, tillæg — ender på den rigtige konto.
Moms, kreditnotaer og rykkere
Almindeligt værkstedsarbejde har 25 % moms, men ikke alt på en faktura er momspligtigt på samme måde, og fejl her opdages ofte først ved momsafregningen. Derfor skal momsen bestemmes ud fra linjetypen og kunden, ikke tastes manuelt. Kreditnotaer skal arve den oprindelige linjes konto og moms, så en krediteret linje bogføres modsat af den oprindelige — ikke på en tilfældig konto. Og når en faktura ikke bliver betalt, skal rykkerne følge renteloven. I DriveGo sendes rykkere efter rentelovens regler, og et eventuelt rykkergebyr bogføres som et særskilt momsfrit gebyr i stedet for at blive lagt oven i den oprindelige faktura.
Leverandørfakturaer og dele
Den anden halvdel af bogføringen er indkøb. Fakturaer fra grossister og leverandører kommer typisk på mail som PDF og skal matches med de dele, der faktisk er brugt på ordrerne. DriveGo kan tage imod leverandørfakturaer via en fast mailadresse, læse dem og vise dem i et samlet overblik, så du kan se, hvad der er modtaget, hvad der mangler, og hvad der allerede er bogført. Det gør afstemningen mellem indkøb og forbrug langt hurtigere end at gå mappen igennem i hånden.
Bilag, opbevaring og den nye bogføringslov
Bogføringsloven stiller krav om, at bilag opbevares digitalt og sikkert, og at de kan findes frem igen. Erhvervsstyrelsen har en oversigt over, hvilke krav der gælder for din virksomhed og hvornår. Spørg altid din revisor, hvordan reglerne rammer netop jeres selskabsform og omsætning. Praktisk betyder det, at værkstedsprogrammet og regnskabsprogrammet skal kunne vise hele kæden: arbejdskort, faktura, betaling og eventuel kreditnota. Jo færre steder data tastes manuelt, jo lettere er den kæde at dokumentere.
Hvad skal du kræve af dit værkstedsprogram?
Kort sagt fem ting. Fakturaen dannes fra arbejdskortet. Fakturaen bogføres automatisk i dit regnskabsprogram. Moms bestemmes af systemet ud fra linjen og kunden. Kreditnotaer og rykkere håndteres korrekt og bogføres rigtigt. Og leverandørfakturaer kan samles ét sted. Kan dit nuværende system ikke det, er det dér, timerne forsvinder. Vil du se, hvordan det ser ud i DriveGo, gennemgår vi det gerne med udgangspunkt i jeres eget værksted.